Περιεχόμενα
Έτσι, έχετε δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας στο Excel γεμάτο δεδομένα. Είναι ξεκάθαρα οργανωμένο, οι πληροφορίες είναι ενημερωμένες, η μορφοποίηση είναι ακριβώς όπως προβλέπεται. Αποφασίσατε να εκτυπώσετε μια έντυπη έκδοση αυτού του πίνακα… και όλα πήγαν στραβά.
Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel δεν φαίνονται πάντα υπέροχα σε χαρτί, επειδή δεν έχουν σχεδιαστεί για να ταιριάζουν στην εκτυπωμένη σελίδα. Έχουν σχεδιαστεί για να έχουν όσο μήκος και φάρδος απαιτείται. Αυτό είναι εξαιρετικό για επεξεργασία και προβολή στην οθόνη, αλλά είναι δύσκολο να εκτυπώσετε έγγραφα επειδή τα δεδομένα δεν ταιριάζουν πάντα τέλεια σε ένα τυπικό φύλλο χαρτιού.
Όλες αυτές οι δυσκολίες δεν σημαίνουν ότι είναι αδύνατο να κάνετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel να φαίνεται καλό σε χαρτί. Στην πραγματικότητα, δεν είναι καθόλου δύσκολο. Τα παρακάτω 5 κόλπα για εκτύπωση στο Excel θα σας βοηθήσουν να λύσετε αυτό το πρόβλημα. Θα πρέπει όλα να λειτουργούν το ίδιο στο Excel 2007, 2010 και 2013.
1. Κάντε προεπισκόπηση της σελίδας πριν την εκτύπωση
Με ένα εργαλείο Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Προεπισκόπηση) Μπορείτε να δείτε ακριβώς πώς θα φαίνεται ο πίνακας στην εκτυπωμένη σελίδα. Όσον αφορά την εξοικονόμηση χρόνου και χαρτιού, Προεπισκόπηση εκτύπωσης (Προεπισκόπηση) είναι το κύριο εργαλείο εκτύπωσης. Μπορείτε ακόμη να κάνετε ορισμένες προσαρμογές, όπως να σύρετε τα περιγράμματα εκτύπωσης για να τα κάνετε πιο φαρδιά ή στενότερα. Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο αφού προσαρμόσετε τις επιλογές εκτύπωσης και διάταξης για να βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο σας φαίνεται όπως θέλετε.
2. Αποφασίστε τι πρέπει να εκτυπωθεί
Εάν χρειάζεστε μόνο ένα μικρό μέρος των δεδομένων, μην εκτυπώσετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας - εκτυπώστε τα επιλεγμένα δεδομένα. Μπορείτε να εκτυπώσετε μόνο το φύλλο που προβάλλετε αυτήν τη στιγμή επιλέγοντας στις ρυθμίσεις εκτύπωσης Εκτύπωση ενεργών φύλλων (Εκτύπωση ενεργών φύλλων) ή επιλέξτε Εκτύπωση ολόκληρου του βιβλίου εργασίας (Print Entire Book) για να εκτυπώσετε ολόκληρο το αρχείο. Επιπλέον, μπορείτε να εκτυπώσετε ένα μικρό μέρος των δεδομένων σας επισημαίνοντας την επιθυμητή περιοχή και επιλέγοντας Επιλογή εκτύπωσης (Επιλογή εκτύπωσης) στις ρυθμίσεις εκτύπωσης.
3. Μεγιστοποιήστε τον διαθέσιμο χώρο
Είστε περιορισμένοι από το μέγεθος του φύλλου χαρτιού που εκτυπώνετε, αλλά υπάρχουν τρόποι να αξιοποιήσετε στο έπακρο την περιοχή του. Δοκιμάστε να αλλάξετε τον προσανατολισμό της σελίδας. Ο προεπιλεγμένος προσανατολισμός είναι καλός για δεδομένα όπου υπάρχουν περισσότερες σειρές από στήλες. Εάν το τραπέζι σας είναι μεγαλύτερο από το ύψος του, αλλάξτε τον προσανατολισμό της σελίδας σε τοπίο (τοπίο). Χρειάζεστε ακόμα περισσότερο χώρο; Μπορείτε να αλλάξετε το πλάτος των περιγραμμάτων γύρω από τις άκρες της σελίδας. Όσο μικρότερα είναι, τόσο περισσότερος χώρος απομένει για δεδομένα. Στο τέλος, αν το τραπέζι σας δεν είναι πολύ μεγάλο, δοκιμάστε να παίξετε με το εργαλείο Προσαρμοσμένες επιλογές κλιμάκωσης (Κλίμακα) ώστε να χωράει όλες οι σειρές ή όλες οι στήλες ή υπάρχει κίνδυνος να τοποθετηθεί ολόκληρος ο πίνακας σε ένα τυπωμένο φύλλο χαρτιού.
4. Χρησιμοποιήστε την εκτύπωση επικεφαλίδων
Εάν ο πίνακας εκτείνεται σε περισσότερες από μία σελίδες, τότε γίνεται δύσκολο να καταλάβουμε σε τι αναφέρονται συγκεκριμένα δεδομένα, καθώς το Excel εκτυπώνει μόνο επικεφαλίδες στηλών στο 1ο φύλλο από προεπιλογή. Ομάδα Τίτλοι εκτύπωσης (Εκτύπωση κεφαλίδων) σας επιτρέπει να εκτυπώνετε επικεφαλίδες σειρών ή στηλών σε κάθε σελίδα, κάνοντας τα δεδομένα πολύ πιο ευανάγνωστα.
5. Χρησιμοποιήστε αλλαγές σελίδας
Εάν ο πίνακας εκτείνεται σε περισσότερα από ένα φύλλα χαρτιού, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε αλλαγές σελίδας για να προσδιορίσετε ακριβώς ποια δεδομένα θα εμπίπτουν σε κάθε φύλλο. Όταν εισάγετε μια αλλαγή σελίδας, ό,τι βρίσκεται κάτω από το διάλειμμα διαχωρίζεται από οτιδήποτε βρίσκεται πάνω από το διάλειμμα και πηγαίνει στην επόμενη σελίδα. Αυτό είναι βολικό, γιατί μπορείτε να χωρίσετε τα δεδομένα ακριβώς όπως θέλετε.
Χρησιμοποιώντας αυτά τα κόλπα, μπορείτε να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας πιο ευανάγνωστα. Θα βρείτε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις τεχνικές που περιγράφονται παραπάνω στα μαθήματα του σεμιναρίου μας:
- Πίνακας εκτύπωσης στο Microsoft Excel
- Ορίστε την περιοχή εκτύπωσης στο Excel
- Ρύθμιση περιθωρίων και κλίμακας κατά την εκτύπωση στο Excel