Στο Distance στο University of Practical Psychology, εργαζόμαστε πάνω σε διάφορες μεθόδους αυτοοργάνωσης και βελτίωσης της αποτελεσματικότητας. Συμπεριλαμβανομένου του τρόπου σωστής ιεράρχησης.
Γιατί να δοθεί προτεραιότητα.
Ο πρώτος λόγος είναι προφανής: να κάνεις πρώτα τα πιο σημαντικά πράγματα. Ο δεύτερος λόγος είναι λιγότερο προφανής: έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζετε ακριβώς τι δουλειά κάνετε τώρα. Για να μην υπάρχει επιλογή, γιατί είναι τη στιγμή της επιλογής που αρχίζουν τα πετάγματα, οι δικαιολογίες, οι σκέψεις όπως «να πάω να πιω τσάι» κ.ο.κ.
Κάτω η ρίψη, βάλτε προτεραιότητες.
Θέλω να μοιραστώ μαζί σας τον τρόπο ιεράρχησης του συγγραφέα μου, δεν θα διαβάσετε για αυτή τη μέθοδο πουθενά αλλού. Κατά τη γνώμη μου, αυτός είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος ιεράρχησης, αλλά έχει ένα μειονέκτημα. Απαιτεί γνώση ανώτερων μαθηματικών για τη δεύτερη τάξη, ή μάλλον ικανότητα πολλαπλασιασμού και διαίρεσης.
Φανταστείτε λοιπόν έχεις λίστα υποχρεώσεων. Επιτρέψτε μου να σκιαγραφήσω ένα παράδειγμα:
- Τραβήξτε ένα βίντεο για τον ιστότοπο
- Παραγγείλετε ένα γραφείο υπολογιστή
- Απάντηση σε επείγοντα email
- Αποσυναρμολογήστε το κουτί στην ντουλάπα
Λοιπόν, αυτό είναι περίπου μια τέτοια λίστα λήφθηκε από το ταβάνι από εμένα. Στη συνέχεια, θα αξιολογήσουμε τη σημασία κάθε περίπτωσης. Η σημασία θα αποτελείται από τρεις παραμέτρους:
- Σπουδαιότητα Πόσο σημαντικό είναι να γίνει αυτό; Θα συμβεί κάτι τρομερό αν αποφασίσετε να μην το κάνετε καθόλου; Πόσο εξαρτάται από την εφαρμογή του;
- Επείγον — Πόσο γρήγορα πρέπει να γίνει αυτό; Να τα παρατήσεις όλα και να το κάνεις; Ή αν το κάνετε μέσα σε μια εβδομάδα, είναι βασικά φυσιολογικό;
- Περίπλοκο — Πόσο καιρό θα πάρει αυτή η δουλειά; Χρειάζεται να διαπραγματευτώ και να αλληλεπιδράσω με άλλους ανθρώπους για να τα καταφέρω; Κατά πόσο είναι συναισθηματικά και ηθικά απλό ή, αντίθετα, πολύπλοκο και δυσάρεστο;
Βαθμολογήστε όλες τις περιπτώσεις σε αυτές τις τρεις παραμέτρους σε μια κλίμακα από το 1 έως το 10 με σειρά Σημασίας-Επείγουσας ανάγκης-Δυσκολίας. Στο τέλος, θα καταλήξετε σε κάτι σαν αυτό:
- Τραβήξτε ένα βίντεο για τον ιστότοπο 8 6 7
- Παραγγείλετε ένα γραφείο υπολογιστή 6 2 3
- Απάντηση σε επείγοντα email 7 9 2
- Αποσυναρμολογήστε το κουτί στην ντουλάπα 2 2 6
Άρα, όλες οι υποθέσεις αξιολογούνται με βάση τα τρία κριτήρια Σημασία-Επείγουσα-Πολυπλοκότητα, αλλά μέχρι στιγμής δεν θα είναι δυνατή η ιεράρχηση, γιατί ακόμα δεν είναι ξεκάθαρο ποιες περιπτώσεις να τεθούν στην πρώτη θέση, σημαντικές ή επείγουσες; Ή μήπως πρώτα τα πιο απλά, για να γίνονται γρήγορα και να μην αποσπούν την προσοχή;
Να δοθεί προτεραιότητα υποθέτουμε την απόλυτη σημασία κάθε περίπτωσης.
Σημασία = Σημασία * Επείγον / Πολυπλοκότητα
Πολλαπλασιάστε τη Σημασία με Επείγον και διαιρέστε με την Πολυπλοκότητα. Έτσι, στην κορυφή θα έχουμε πράγματα πολύ σημαντικά και πολύ επείγοντα, ενώ είναι πολύ απλά. Λοιπόν, το αντίστροφο. Και τότε η λίστα μας θα είναι η εξής:
- Τραβήξτε ένα βίντεο για τον ιστότοπο 8 * 6 / 7 = 6.9
- Παραγγελία γραφείου υπολογιστή 6 * 2 / 3 = 4.0
- Απάντηση σε επείγοντα email 7 * 9 / 2 = 31.5
- Αποσυναρμολογήστε το κουτί στο ντουλάπι 2 * 2 / 6 = 0.7
Χρησιμοποίησα μια αριθμομηχανή για να υπολογίσω και στρογγυλοποίησα τις τιμές στα δέκατα, μια τέτοια ακρίβεια θα είναι αρκετή. Τώρα λοιπόν βλέπουμε πόσο εύκολο είναι να τακτοποιήσουμε τα πράγματα με σειρά προτεραιότητας:
- Απάντηση σε επείγοντα email 31.5
- Δημιουργήστε ένα βίντεο για τον ιστότοπο 6.9
- Παραγγελία γραφείου υπολογιστή 4.0
- Αποσυναρμολογήστε το κουτί στην ντουλάπα 0.7
Το καλύτερο με αυτή τη διαδικασία είναι ότι δεν απαιτούνται περίπλοκες αποφάσεις, υπάρχει ένας έτοιμος αλγόριθμος που θα ιεραρχεί πάντα σωστά. Το καθήκον σας είναι μόνο να αξιολογήσετε επαρκώς τη σημασία, τον επείγοντα χαρακτήρα και την πολυπλοκότητα της υπόθεσης η τεχνική αναλαμβάνει.
Δώστε προτεραιότητα με αυτόν τον τρόπο με τη λίστα που κάνατε στην προηγούμενη εργασίαγια να βεβαιωθείτε ότι δεν είναι μόνο απλό, αλλά ότι η τελική λίστα είναι αρκετά επαρκής. Στην πρώτη θέση βρίσκονται εκείνα τα πράγματα που είναι πραγματικά λογικό να γίνουν εξαρχής.