Περιεχόμενα
Η ταξινόμηση δεδομένων στο Excel είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο που σας επιτρέπει να βελτιώσετε την αντίληψη των πληροφοριών, ειδικά με μεγάλους όγκους. Σε αυτό το μάθημα, θα μάθουμε πώς να εφαρμόζουμε ταξινόμηση, να μάθουμε τις βασικές εντολές και επίσης να εξοικειωθούμε με τους τύπους ταξινόμησης στο Excel.
Όταν προσθέτετε δεδομένα στο Excel, είναι πολύ σημαντικό να οργανώνετε σωστά τις πληροφορίες στο φύλλο εργασίας. Ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να το κάνετε αυτό είναι η ταξινόμηση. Με τη βοήθεια της ταξινόμησης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με στοιχεία επικοινωνίας ανά επώνυμο, να τακτοποιήσετε τα περιεχόμενα του πίνακα με αλφαβητική σειρά ή με φθίνουσα σειρά.
Ταξινόμηση τύπων στο Excel
Κατά την ταξινόμηση δεδομένων στο Excel, το πρώτο πράγμα που πρέπει να αποφασίσετε είναι εάν θα εφαρμόσετε την ταξινόμηση σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας (πίνακα) ή μόνο σε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών.
- Η ταξινόμηση ενός φύλλου (πίνακας) οργανώνει όλα τα δεδομένα σε μία στήλη. Όταν η ταξινόμηση εφαρμόζεται σε ένα φύλλο, οι σχετικές πληροφορίες σε κάθε σειρά ταξινομούνται μαζί. Στο παρακάτω παράδειγμα, η στήλη Επικοινωνήστε με το όνομα (στήλη Α) ταξινομημένο αλφαβητικά.
- Η ταξινόμηση εύρους ταξινομεί τα δεδομένα σε μια περιοχή κελιών. Αυτή η ταξινόμηση μπορεί να είναι χρήσιμη όταν εργάζεστε με φύλλα Excel που περιέχουν πολλούς πίνακες πληροφοριών που βρίσκονται κοντά ο ένας στον άλλο. Μια ταξινόμηση που εφαρμόζεται σε μια περιοχή δεν επηρεάζει άλλα δεδομένα στο φύλλο εργασίας.
Πώς να ταξινομήσετε ένα φύλλο (πίνακας, λίστα) στο Excel
Στο παρακάτω παράδειγμα, θα ταξινομήσουμε τη φόρμα παραγγελίας μπλουζών κατά Το επιθετο μου (Στήλη Γ) και τακτοποιήστε τα με αλφαβητική σειρά.
- Επιλέξτε το κελί στη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε. Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε το κελί C2.
- Κάντε κλικ στο ημερομηνία στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Ταξινόμηση από το Α στο Ωγια ταξινόμηση με αύξουσα σειρά ή εντολή Ταξινόμηση από το Ω στο Αγια ταξινόμηση με φθίνουσα σειρά. Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε την εντολή Ταξινόμηση από το Α στο Ω.
- Ο πίνακας θα ταξινομηθεί με βάση την επιλεγμένη στήλη, δηλαδή με βάση το επώνυμο.
Κατά την ταξινόμηση ενός πίνακα ή μιας λίστας στο Excel, πρέπει να διαχωρίζεται από τα ξένα δεδομένα στο φύλλο εργασίας κατά τουλάχιστον μία γραμμή ή στήλη. Διαφορετικά, θα εμπλακούν ξένα δεδομένα στην ταξινόμηση.
Πώς να ταξινομήσετε μια περιοχή στο Excel
Στο παρακάτω παράδειγμα, θα επιλέξουμε έναν ξεχωριστό μικρό πίνακα σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να ταξινομήσουμε τον αριθμό των μπλουζών που παραγγέλθηκαν συγκεκριμένες ημέρες.
- Επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να ταξινομήσετε. Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε την περιοχή A13:B17.
- Κάντε κλικ στο ημερομηνία στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Ταξινόμηση.
- Θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση. Επιλέξτε τη στήλη με την οποία θέλετε να ταξινομήσετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θέλουμε να ταξινομήσουμε τα δεδομένα με βάση τον αριθμό των παραγγελιών, επομένως θα επιλέξουμε τη στήλη ΣΥΝΟΨΗ.
- Ορίστε τη σειρά ταξινόμησης (αύξουσα ή φθίνουσα). Στο παράδειγμά μας, θα επιλέξουμε Αύξουσα.
- Εάν όλες οι παράμετροι είναι σωστές, κάντε κλικ OK.
- Το εύρος θα ταξινομηθεί ανά στήλη ΣΥΝΟΨΗ από το μικρότερο στο μεγαλύτερο. Σημειώστε ότι το υπόλοιπο περιεχόμενο του φύλλου δεν είναι ταξινομημένο.
Εάν η ταξινόμηση στο Excel δεν εκτελείται σωστά, τότε πρώτα από όλα ελέγξτε εάν οι τιμές έχουν εισαχθεί σωστά. Ακόμη και ένα μικρό τυπογραφικό λάθος μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα κατά την ταξινόμηση μεγάλων πινάκων. Στο παρακάτω παράδειγμα, ξεχάσαμε να βάλουμε μια παύλα στο κελί A18, με αποτέλεσμα μια ανακριβή ταξινόμηση.
