Τερματισμός και προστασία βιβλίων εργασίας στο Excel

Εάν περιμένετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας του Excel με άλλους χρήστες, τότε είναι λογικό να αποκρύψετε όλες τις προσωπικές και εμπιστευτικές πληροφορίες, να ελέγξετε το έγγραφο για σφάλματα και να προστατέψετε το βιβλίο εργασίας με έναν από τους πιθανούς τρόπους. Πώς να τα κάνετε όλα αυτά, θα μάθετε από αυτό το μάθημα.

Ορθογραφικός έλεγχος

Πριν από την κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας του Excel, μπορεί να είναι χρήσιμο να το ελέγξετε για ορθογραφικά λάθη. Νομίζω ότι πολλοί θα συμφωνήσουν ότι τα ορθογραφικά λάθη σε ένα έγγραφο μπορούν να βλάψουν δραστικά τη φήμη του συγγραφέα.

1. Στην καρτέλα Για προχωρημένους Επανεξέταση σε ομάδα Ορθογραφία πατήστε εντολή Ορθογραφία.
2. Θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου Ορθογραφία (στην περίπτωσή μας είναι ). Ο ορθογραφικός έλεγχος προσφέρει προτάσεις για τη διόρθωση κάθε ορθογραφικού λάθους. Επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή και μετά κάντε κλικ στο κουμπί Υποκατάστατο.
3. Όταν ολοκληρωθεί ο ορθογραφικός έλεγχος, θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο διαλόγου. Κάντε κλικ OK για να ολοκληρωθεί.

Εάν δεν υπάρχει κατάλληλη επιλογή, μπορείτε να διορθώσετε μόνοι σας το σφάλμα.

Λάθη που λείπουν

Ο ορθογραφικός έλεγχος στο Excel δεν λειτουργεί πάντα σωστά. Μερικές φορές, ακόμη και λέξεις που γράφονται σωστά επισημαίνονται ως ανορθόγραφες. Αυτό συμβαίνει συχνά με λέξεις που δεν υπάρχουν στο λεξικό. Είναι δυνατό να μην διορθωθεί το λάθος καθορισμένο σφάλμα χρησιμοποιώντας μία από τις τρεις διαθέσιμες επιλογές.

• Μετάβαση – αφήνει τη λέξη αμετάβλητη.
• Παράληψη όλων – αφήνει τη λέξη αμετάβλητη και την παραλείπει σε όλες τις άλλες εμφανίσεις στο βιβλίο εργασίας.
• Προσθήκη στο λεξικό – προσθέτει τη λέξη στο λεξικό, έτσι δεν θα επισημαίνεται πλέον ως σφάλμα. Βεβαιωθείτε ότι η λέξη είναι γραμμένη σωστά πριν επιλέξετε αυτήν την επιλογή.

Επιθεωρητής εγγράφων

Ορισμένα προσωπικά δεδομένα ενδέχεται να εμφανίζονται αυτόματα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Με τη χρήση Επιθεωρητής εγγράφων μπορείτε να βρείτε και να διαγράψετε αυτά τα δεδομένα πριν από την κοινή χρήση του εγγράφου.

Επειδή τα δεδομένα διαγράφηκαν Επιθεωρητής εγγράφων δεν είναι πάντα ανακτήσιμο, σας συμβουλεύουμε να αποθηκεύσετε ένα επιπλέον αντίγραφο του βιβλίου εργασίας πριν χρησιμοποιήσετε αυτήν την υπηρεσία.

Πώς λειτουργεί ο Επιθεωρητής Εγγράφων

1. Κάντε κλικ στο Αρχεία, Για να μετακινηθείτε σε θέα στα παρασκήνια.
2. Σε μια ομάδα Νοημοσύνη πατήστε εντολή Αναζήτηση προβλημάτωνκαι, στη συνέχεια, από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Επιθεωρητής εγγράφων.
3. Θα ανοίξει Επιθεωρητής εγγράφων. Στο πλαίσιο διαλόγου, επιλέξτε τα κατάλληλα πλαίσια ελέγχου για να επιλέξετε τους τύπους περιεχομένου που θέλετε να ελέγξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Έλεγχος. Στο παράδειγμά μας, αφήσαμε όλα τα στοιχεία.
4. Τα αποτελέσματα της δοκιμής θα πρέπει να εμφανίζονται. Στο παρακάτω σχήμα, μπορείτε να δείτε ότι το βιβλίο εργασίας περιέχει ορισμένα προσωπικά δεδομένα. Για να διαγράψετε αυτά τα δεδομένα, πατήστε το κουμπί διαγράψτε τα πάντα.
5. Κάντε κλικ όταν τελειώσετε Κλεισιμο.

Προστασία βιβλίου εργασίας

Από προεπιλογή, οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας σας μπορεί να ανοίξει, να αντιγράψει και να επεξεργαστεί τα περιεχόμενά του, εκτός εάν προστατεύεται.

Πώς να προστατέψετε ένα βιβλίο

1. Κάντε κλικ στο Αρχεία, Για να μετακινηθείτε σε θέα στα παρασκήνια.
2. Σε μια ομάδα Νοημοσύνη πατήστε εντολή Προστατέψτε το βιβλίο.
3. Επιλέξτε την πιο κατάλληλη επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού. Στο παράδειγμά μας, επιλέξαμε Επισήμανση ως τελικό. Ομάδα Επισήμανση ως τελικό σας επιτρέπει να προειδοποιήσετε άλλους χρήστες σχετικά με την αδυναμία πραγματοποίησης αλλαγών σε αυτό το βιβλίο εργασίας. Οι υπόλοιπες εντολές παρέχουν υψηλότερο βαθμό ελέγχου και προστασίας.
4. Θα εμφανιστεί μια υπενθύμιση ότι το βιβλίο θα επισημανθεί ως τελικό. Κάντε κλικ OK, να σώσω.
5. Θα εμφανιστεί μια άλλη υπενθύμιση. Κάντε κλικ OK.
6. Το βιβλίο εργασίας σας έχει πλέον επισημανθεί ως τελικό.

Ομάδα Επισήμανση ως τελικό δεν μπορεί να εμποδίσει άλλους χρήστες από την επεξεργασία του βιβλίου. Εάν θέλετε να αποτρέψετε άλλους χρήστες από την επεξεργασία του βιβλίου, επιλέξτε την εντολή Περιορίστε την πρόσβαση.