Περιεχόμενα
Πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες (ακόμα και ολόκληρες επιχειρήσεις) σε αυτήν τη ζωή περιλαμβάνουν την εκπλήρωση παραγγελιών από περιορισμένο αριθμό εκτελεστών εντός μιας δεδομένης προθεσμίας. Ο προγραμματισμός σε τέτοιες περιπτώσεις συμβαίνει, όπως λένε, "από το ημερολόγιο" και συχνά υπάρχει ανάγκη μεταφοράς των προγραμματισμένων συμβάντων σε αυτό (παραγγελίες, συσκέψεις, παραδόσεις) στο Microsoft Excel - για περαιτέρω ανάλυση με τύπους, συγκεντρωτικούς πίνακες, γραφήματα, και τα λοιπά.
Φυσικά, θα ήθελα να εφαρμόσω μια τέτοια μεταφορά όχι με ανόητη αντιγραφή (η οποία απλά δεν είναι δύσκολη), αλλά με αυτόματη ενημέρωση δεδομένων, ώστε στο μέλλον όλες οι αλλαγές που έγιναν στο ημερολόγιο και οι νέες παραγγελίες να εμφανίζονται στο Προέχω. Μπορείτε να εφαρμόσετε μια τέτοια εισαγωγή μέσα σε λίγα λεπτά χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Power Query που είναι ενσωματωμένο στο Microsoft Excel, ξεκινώντας από την έκδοση 2016 (για το Excel 2010-2013, μπορείτε να το λάβετε από τον ιστότοπο της Microsoft και να εγκαταστήσετε ξεχωριστά από τον σύνδεσμο) .
Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιούμε το δωρεάν Ημερολόγιο Google για προγραμματισμό, στο οποίο, για λόγους ευκολίας, δημιούργησα ένα ξεχωριστό ημερολόγιο (το κουμπί με το σύμβολο συν στην κάτω δεξιά γωνία δίπλα στο Άλλα ημερολόγια) με τον τίτλο Εργασία. Εδώ εισάγουμε όλες τις παραγγελίες που πρέπει να ολοκληρωθούν και να παραδοθούν στους πελάτες στις διευθύνσεις τους:
Κάνοντας διπλό κλικ σε οποιαδήποτε παραγγελία, μπορείτε να δείτε ή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία της:
Σημειώστε ότι:
- Το όνομα της εκδήλωσης είναι διευθυντήςπου εκπληρώνει αυτή την εντολή (Έλενα) και "αριθμού παραγγελίας"
- Ένδειξη διεύθυνση διανομή
- Το σημείωμα περιέχει (σε ξεχωριστές γραμμές, αλλά με οποιαδήποτε σειρά) τις παραμέτρους παραγγελίας: τύπος πληρωμής, ποσό, όνομα πελάτη κ.λπ. στη μορφή Παράμετρος=Τιμή.
Για λόγους σαφήνειας, οι παραγγελίες κάθε διευθυντή επισημαίνονται με το δικό τους χρώμα, αν και αυτό δεν είναι απαραίτητο.
Βήμα 1. Λάβετε έναν σύνδεσμο προς το Ημερολόγιο Google
Πρώτα πρέπει να λάβουμε έναν σύνδεσμο ιστού στο ημερολόγιο παραγγελιών μας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί με τρεις τελείες Επιλογές ημερολογίου λειτουργούν δίπλα στο όνομα του ημερολογίου και επιλέξτε την εντολή Ρυθμίσεις και κοινή χρήση:
Στο παράθυρο που ανοίγει, μπορείτε, εάν θέλετε, να κάνετε το ημερολόγιο δημόσιο ή να ανοίξετε την πρόσβαση σε αυτό για μεμονωμένους χρήστες. Χρειαζόμαστε επίσης έναν σύνδεσμο για ιδιωτική πρόσβαση στο ημερολόγιο σε μορφή iCal:
Βήμα 2. Φορτώστε δεδομένα από το ημερολόγιο στο Power Query
Τώρα ανοίξτε το Excel και στην καρτέλα ημερομηνία (εάν έχετε Excel 2010-2013, τότε στην καρτέλα Ερώτημα ισχύος) επιλέξτε μια εντολή Από το διαδίκτυο (Δεδομένα — Από το Διαδίκτυο). Στη συνέχεια, επικολλήστε την αντιγραμμένη διαδρομή στο ημερολόγιο και κάντε κλικ στο OK.
Το iCal Power Query δεν αναγνωρίζει τη μορφή, αλλά είναι εύκολο να βοηθήσει. Ουσιαστικά, το iCal είναι ένα αρχείο απλού κειμένου με άνω και κάτω τελεία ως οριοθέτη και μέσα του μοιάζει κάπως έτσι:
Έτσι, μπορείτε απλώς να κάνετε δεξί κλικ στο εικονίδιο του ληφθέντος αρχείου και να επιλέξετε τη μορφή που είναι πλησιέστερη σε νόημα CSV – και τα δεδομένα μας για όλες τις παραγγελίες θα φορτωθούν στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτημάτων Power Query και θα χωριστούν σε δύο στήλες ανά άνω και κάτω τελεία:
Αν κοιτάξετε προσεκτικά, μπορείτε να δείτε καθαρά ότι:
- Οι πληροφορίες για κάθε συμβάν (παραγγελία) ομαδοποιούνται σε ένα μπλοκ που αρχίζει με τη λέξη BEGIN και τελειώνει με END.
- Οι ημερομηνίες έναρξης και λήξης αποθηκεύονται σε συμβολοσειρές με την ένδειξη DTSTART και DTEND.
- Η διεύθυνση αποστολής είναι LOCATION.
- Σημείωση παραγγελίας – Πεδίο DESCRIPTION.
- Όνομα συμβάντος (όνομα διαχειριστή και αριθμός παραγγελίας) — πεδίο ΣΥΝΟΨΗ.
Απομένει να εξαγάγετε αυτές τις χρήσιμες πληροφορίες και να τις μετατρέψετε σε έναν βολικό πίνακα.
Βήμα 3. Μετατροπή σε Κανονική προβολή
Για να το κάνετε αυτό, εκτελέστε την ακόλουθη αλυσίδα ενεργειών:
- Ας διαγράψουμε τις 7 κορυφαίες γραμμές που δεν χρειαζόμαστε πριν από την πρώτη εντολή BEGIN Αρχική σελίδα — Διαγραφή σειρών — Διαγραφή κορυφαίων σειρών (Αρχική — Κατάργηση σειρών — Κατάργηση κορυφαίων σειρών).
- Φιλτράρισμα ανά στήλη Column1 γραμμές που περιέχουν τα πεδία που χρειαζόμαστε: DTSTART, DTEND, DESCRIPTION, LOCATION και SUMMARY.
- Στην καρτέλα Για προχωρημένους Προσθήκη στήλης Choose Στήλη ευρετηρίου (Προσθήκη στήλης — Στήλη ευρετηρίου)για να προσθέσουμε μια στήλη με αριθμό σειράς στα δεδομένα μας.
- Ακριβώς εκεί στην καρτέλα. Προσθήκη στήλης επιλέξτε μια ομάδα Στήλη υπό όρους (Προσθήκη στήλης — στήλη υπό όρους) και στην αρχή κάθε μπλοκ (παραγγελίας) εμφανίζουμε την τιμή του ευρετηρίου:
- Συμπληρώστε τα κενά κελιά στη στήλη που προκύπτει Αποκλεισμόςκάνοντας δεξί κλικ στον τίτλο του και επιλέγοντας την εντολή Συμπλήρωση – Κάτω (Γέμισμα - Κάτω).
- Αφαιρέστε την περιττή στήλη Περιεχόμενα.
- Επιλέξτε μια στήλη Column1 και εκτελέστε μια συνέλιξη των δεδομένων από τη στήλη Column2 χρησιμοποιώντας την εντολή Μετασχηματισμός – Στήλη περιστροφής (Μετατροπή — Συγκεντρωτική στήλη). Φροντίστε να επιλέξετε στις επιλογές Μην συγκεντρώνετε (Μην συγκεντρώνετε)έτσι ώστε να μην εφαρμόζεται μαθηματική συνάρτηση στα δεδομένα:
- Στον δισδιάστατο (σταυρό) πίνακα που προκύπτει, διαγράψτε τις ανάστροφες κάθετες στη στήλη διεύθυνσης (κάντε δεξί κλικ στην κεφαλίδα της στήλης – Αντικατάσταση τιμών) και αφαιρέστε την περιττή στήλη Αποκλεισμός.
- Για να γυρίσετε τα περιεχόμενα των στηλών DTSTART и DTEND σε πλήρη ημερομηνία-ώρα, επισημαίνοντάς τα, επιλέξτε στην καρτέλα Transform – Date – Run Analysis (Μετατροπή — Ημερομηνία — Ανάλυση). Στη συνέχεια διορθώνουμε τον κώδικα στη γραμμή τύπων αντικαθιστώντας τη συνάρτηση Ημερομηνία από on ΗμερομηνίαΏρα.Απόγια να μην χαθούν τιμές χρόνου:
- Στη συνέχεια, κάνοντας δεξί κλικ στην κεφαλίδα, χωρίζουμε τη στήλη ΠΕΡΙΓΡΑΦΉ με παραμέτρους σειράς με διαχωριστικό – σύμβολο n, αλλά ταυτόχρονα, στις παραμέτρους, θα επιλέξουμε τη διαίρεση σε σειρές και όχι σε στήλες:
- Για άλλη μια φορά, διαιρούμε τη στήλη που προκύπτει σε δύο ξεχωριστές - την παράμετρο και την τιμή, αλλά με το σύμβολο ίσον.
- Επιλογή στήλης ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ.1 εκτελέστε τη συνέλιξη, όπως κάναμε νωρίτερα, με την εντολή Μετασχηματισμός – Στήλη περιστροφής (Μετατροπή — Συγκεντρωτική στήλη). Η στήλη τιμών σε αυτήν την περίπτωση θα είναι η στήλη με τιμές παραμέτρων − ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ.2 Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια λειτουργία στις παραμέτρους Μην συγκεντρώνετε (Μην συγκεντρώνετε):
- Απομένει να ορίσετε τις μορφές για όλες τις στήλες και να τις μετονομάσετε όπως θέλετε. Και μπορείτε να ανεβάσετε τα αποτελέσματα πίσω στο Excel με την εντολή Αρχική σελίδα — Κλείσιμο και φόρτωση — Κλείσιμο και φόρτωση σε… (Αρχική — Κλείσιμο&Φόρτωση — Κλείσιμο&Φόρτωση σε…)
Και εδώ είναι η λίστα με τις παραγγελίες που έχουν φορτωθεί στο Excel από το Ημερολόγιο Google:
Στο μέλλον, κατά την αλλαγή ή την προσθήκη νέων παραγγελιών στο ημερολόγιο, θα αρκεί μόνο να ενημερώσουμε το αίτημά μας με την εντολή Δεδομένα – Ανανέωση όλων (Δεδομένα — Ανανέωση όλων).
- Το εργοστασιακό ημερολόγιο στο Excel ενημερώθηκε από το διαδίκτυο μέσω του Power Query
- Μετατροπή στήλης σε πίνακα
- Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων στο Excel