Εισαγάγετε δεδομένα από το OneDrive και το SharePoint στο Power Query / BI

Εάν εσείς ή η εταιρεία σας αποθηκεύετε δεδομένα στο σύννεφο του OneDrive ή σε μια εταιρική πύλη του SharePoint, η απευθείας σύνδεση σε αυτό χρησιμοποιώντας το Power Query στο Excel ή από το Power BI μπορεί να είναι εκπληκτικά προκλητική.

Όταν κάποτε αντιμετώπισα ένα παρόμοιο ζήτημα, με έκπληξη διαπίστωσα ότι δεν υπάρχουν «νόμιμοι» τρόποι επίλυσής του. Για κάποιο λόγο, η λίστα των διαθέσιμων πηγών δεδομένων στο Excel και ακόμη και στο Power BI (όπου το σύνολο των συνδέσεων είναι παραδοσιακά ευρύτερο) για κάποιο λόγο δεν περιλαμβάνει τη δυνατότητα σύνδεσης σε αρχεία και φακέλους OneDrive.

Έτσι, όλες οι επιλογές που προσφέρονται παρακάτω είναι, στον ένα ή τον άλλο βαθμό, «πατερίτσες» που απαιτούν ένα μικρό αλλά χειροκίνητο «φινίρισμα με αρχείο». Αλλά αυτά τα δεκανίκια έχουν ένα μεγάλο πλεονέκτημα - λειτουργούν 🙂

Ποιο είναι το πρόβλημα?

Μια σύντομη εισαγωγή για όσους πέρασε τα τελευταία 20 χρόνια σε κώμα όχι στο θέμα.

Το OneDrive είναι μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud από τη Microsoft που διατίθεται σε διάφορες γεύσεις:

• OneDrive Personal – για απλούς (μη εταιρικούς) χρήστες. Σας δίνουν 5 GB δωρεάν + επιπλέον χώρο με μια μικρή μηνιαία χρέωση.
• Onedrive για Επιχειρήσεις – μια επιλογή για εταιρικούς χρήστες και συνδρομητές του Office 365 με πολύ μεγαλύτερο διαθέσιμο όγκο (από 1 TB ή περισσότερο) και πρόσθετες λειτουργίες όπως αποθήκευση εκδόσεων κ.λπ.

Μια ειδική περίπτωση του OneDrive για επιχειρήσεις είναι η αποθήκευση δεδομένων σε μια εταιρική πύλη του SharePoint – σε αυτό το σενάριο, το OneDrive είναι, στην πραγματικότητα, μια από τις βιβλιοθήκες του SharePoint'a.

Η πρόσβαση στα αρχεία είναι δυνατή είτε μέσω της διεπαφής ιστού (ιστοτόπος https://onedrive.live.com ή εταιρικός ιστότοπος SharePoint) είτε συγχρονίζοντας επιλεγμένους φακέλους με τον υπολογιστή σας:

Συνήθως αυτοί οι φάκελοι αποθηκεύονται στο προφίλ χρήστη στη μονάδα δίσκου C – η διαδρομή προς αυτούς μοιάζει κάπως Γ: ΧρήστεςΕπωνυμία Φαρμακείουonedrive). Ένα ειδικό πρόγραμμα παρακολουθεί τη συνάφεια των αρχείων και το συγχρονισμό όλων των αλλαγών – АOneDrive gent (μπλε ή γκρι σύννεφο στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης):

Και τώρα το κυριότερο.

Εάν χρειάζεται να φορτώσουμε δεδομένα από το OneDrive στο Excel (μέσω Power Query) ή στο Power BI, τότε φυσικά μπορούμε να καθορίσουμε τοπικά αρχεία και φακέλους που θα συγχρονίζονται ως πηγή με τον συνηθισμένο τρόπο μέσω Λήψη δεδομένων – Από αρχείο – Από βιβλίο / Από φάκελο (Λήψη δεδομένων — Από αρχείο — Από βιβλίο εργασίας / φάκελο)Αλλά δεν θα είναι απευθείας σύνδεση με το σύννεφο OneDrive.

Δηλαδή, στο μέλλον, όταν αλλάζουμε, για παράδειγμα, αρχεία στο cloud από άλλους χρήστες, εμείς πρέπει πρώτα να γίνει συγχρονισμός (αυτό συμβαίνει για μεγάλο χρονικό διάστημα και δεν είναι πάντα βολικό) και μόνο στη συνέχεια ενημερώστε το ερώτημά μας Power Query ή μοντέλο στο Power BI.

Φυσικά, τίθεται το ερώτημα: πώς να εισάγετε δεδομένα από το OneDrive/SharePoint απευθείας, ώστε τα δεδομένα να φορτώνονται απευθείας από το cloud;

Επιλογή 1: Σύνδεση σε ένα βιβλίο από το OneDrive για επιχειρήσεις ή το SharePoint

1. Ανοίγουμε το βιβλίο στο Excel μας – ένα τοπικό αντίγραφο από τον συγχρονισμένο φάκελο OneDrive ως κανονικό αρχείο. Ή ανοίξτε τον ιστότοπο πρώτα στο Excel Online και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Ανοίξτε στο Excel (Άνοιγμα στο Excel).
2. Πηγαίνετε στο Αρχείο – Λεπτομέρειες (Αρχείο — Πληροφορίες)
3. Αντιγράψτε τη διαδρομή του cloud στο βιβλίο με το κουμπί διαδρομή αντιγραφής (Αντιγραφή διαδρομής) στον τίτλο:

   

4. Σε άλλο αρχείο Excel ή στο Power BI, όπου θέλετε να συμπληρώσετε τα δεδομένα, επιλέξτε τις εντολές Λήψη δεδομένων – Από το Διαδίκτυο (Λήψη δεδομένων — Από τον ιστό) και επικολλήστε την αντιγραμμένη διαδρομή στο πεδίο διεύθυνσης.
5. Διαγραφή στο τέλος της διαδρομής ?web=1 και κάντε κλικ στο OK:

   

6. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε τη μέθοδο εξουσιοδότησης Λογαριασμός οργανισμού (Λογαριασμός οργανισμού) και κάντε κλικ στο κουμπί Συνδεθείτε (Σύνδεση):

   

   Εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης σύνδεσης ή επιλέξτε έναν εταιρικό λογαριασμό από τη λίστα που εμφανίζεται. Εάν τα κάνετε όλα σωστά, τότε η επιγραφή Συνδεθείτε θα πρέπει να αλλάξει σε Συνδεθείτε ως διαφορετικός χρήστης (Συνδεθείτε με άλλο λογαριασμό χρήστη).
   

7. Κάντε κλικ στο κουμπί σύνδεση (Συνδέω-συωδεομαι).
   

Τότε όλα είναι ίδια όπως με τη συνηθισμένη εισαγωγή ενός βιβλίου – επιλέγουμε τα απαραίτητα φύλλα, έξυπνους πίνακες για εισαγωγή κ.λπ.

Επιλογή 2: Σύνδεση σε αρχείο από το OneDrive Personal

Για να συνδεθείτε σε ένα βιβλίο σε ένα προσωπικό (μη εταιρικό) cloud OneDrive, η προσέγγιση θα είναι διαφορετική:

1. Ανοίγουμε τα περιεχόμενα του φακέλου που επιθυμούμε στον ιστότοπο του OneDrive και βρίσκουμε το εισαγόμενο αρχείο.
2. Κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε εντολή Εισαγωγή (Ενθέτω) ή επιλέξτε το αρχείο και επιλέξτε μια παρόμοια εντολή στο επάνω μενού:

   

3. Στον πίνακα που εμφανίζεται στα δεξιά, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία και αντιγράψτε τον κώδικα που δημιουργήθηκε:

   

4.  Επικολλήστε τον αντιγραμμένο κώδικα στο Σημειωματάριο και «ολοκληρώστε με ένα αρχείο»:
   
   • Καταργήστε τα πάντα εκτός από τον σύνδεσμο σε εισαγωγικά
     
   • Διαγράψτε το μπλοκ cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Αντικαταστάσιμη λέξη embed on κατεβάσετε
   Ως αποτέλεσμα, ο πηγαίος κώδικας θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:

   

5. Τότε όλα είναι ίδια όπως στην προηγούμενη μέθοδο. Σε άλλο αρχείο Excel ή στο Power BI, όπου θέλετε να συμπληρώσετε τα δεδομένα, επιλέξτε τις εντολές Λήψη δεδομένων – Από το Διαδίκτυο (Λήψη δεδομένων — Από τον ιστό), επικολλήστε την επεξεργασμένη διαδρομή στο πεδίο διεύθυνσης και κάντε κλικ στο OK.
6. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο εξουσιοδότησης, επιλέξτε την επιλογή Windows και, εάν είναι απαραίτητο, εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης σύνδεσης από το OneDrive.
   

Επιλογή 3: Εισαγάγετε τα περιεχόμενα ενός ολόκληρου φακέλου από το OneDrive για επιχειρήσεις

Εάν πρέπει να συμπληρώσετε στο Power Query ή στο Power BI τα περιεχόμενα όχι ενός αρχείου, αλλά ενός ολόκληρου φακέλου ταυτόχρονα (για παράδειγμα, με αναφορές), τότε η προσέγγιση θα είναι λίγο πιο απλή:

1. Στον Explorer, κάντε δεξί κλικ στον τοπικό συγχρονισμένο φάκελο που μας ενδιαφέρει στο OneDrive και επιλέξτε Προβολή επί τόπου (Δείτε online).
2. Στη γραμμή διευθύνσεων του προγράμματος περιήγησης, αντιγράψτε το αρχικό μέρος της διεύθυνσης – μέχρι τη λέξη / _διατάξεις:

   

3. Στο βιβλίο εργασίας του Excel όπου θέλετε να φορτώσετε τα δεδομένα ή στην αναφορά Power BI Desktop, επιλέξτε τις εντολές Λήψη δεδομένων – Από αρχείο – Από φάκελο SharePoint (Λήψη δεδομένων — Από αρχείο — Από φάκελο SharePoint):

   

   Στη συνέχεια, επικολλήστε το τμήμα της διαδρομής που αντιγράφηκε στο πεδίο διεύθυνσης και κάντε κλικ OK:

   

   Εάν εμφανιστεί ένα παράθυρο εξουσιοδότησης, επιλέξτε τον τύπο Λογαριασμό της Microsoft (Λογαριασμό της Microsoft), κάντε κλικ στο κουμπί Συνδεθείτε (Σύνδεση), και μετά, μετά από επιτυχή σύνδεση, στο κουμπί σύνδεση (Συνδέω-συωδεομαι):

   

4. Μετά από αυτό, όλα τα αρχεία από το SharePoint ζητούνται και γίνονται λήψη και εμφανίζεται ένα παράθυρο προεπισκόπησης, όπου μπορείτε να κάνετε κλικ με ασφάλεια στο Μετατροπή Δεδομένων (Μετατροπή δεδομένων).
   
5. Η περαιτέρω επεξεργασία της λίστας όλων των αρχείων και η συγχώνευσή τους πραγματοποιείται ήδη στο Power Query ή στο Power BI με τον τυπικό τρόπο. Για να περιορίσετε τον κύκλο αναζήτησης μόνο στον φάκελο που χρειαζόμαστε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο ανά στήλη Folder Path (1) και στη συνέχεια αναπτύξτε ολόκληρο το περιεχόμενο των αρχείων που βρέθηκαν χρησιμοποιώντας το κουμπί στη στήλη Περιεχόμενο (2):

   

• Συναρμολόγηση πινάκων από διαφορετικά αρχεία χρησιμοποιώντας το Power Query
• Τι είναι το Power Query, το Power Pivot, το Power BI και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν
• Συλλογή δεδομένων από όλα τα φύλλα του βιβλίου σε έναν πίνακα