Πώς να συγκρίνετε δύο στήλες στο Excel και να αφαιρέσετε διπλότυπα (επισήμανση, χρωματισμός, μετακίνηση)

Αυτό το άρθρο θα σας πάρει περίπου 10 λεπτά για να διαβάσετε. Στα επόμενα 5 λεπτά, μπορείτε εύκολα να συγκρίνετε δύο στήλες στο Excel και να μάθετε αν υπάρχουν διπλότυπες, να τις διαγράψετε ή να τις επισημάνετε έγχρωμες. Έφτασε λοιπόν η ώρα!

Το Excel είναι μια πολύ ισχυρή και πραγματικά δροσερή εφαρμογή για τη δημιουργία και την επεξεργασία μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων. Εάν έχετε πολλά βιβλία εργασίας με δεδομένα (ή μόνο έναν τεράστιο πίνακα), τότε μάλλον θέλετε να συγκρίνετε 2 στήλες, να βρείτε διπλές τιμές και, στη συνέχεια, να κάνετε κάτι με αυτές, για παράδειγμα, να διαγράψετε, να επισημάνετε ή να διαγράψετε τα περιεχόμενα . Οι στήλες μπορεί να βρίσκονται στον ίδιο πίνακα, να είναι γειτονικές ή όχι, μπορεί να βρίσκονται σε 2 διαφορετικά φύλλα ή ακόμα και σε διαφορετικά βιβλία.

Φανταστείτε ότι έχουμε 2 στήλες με ονόματα ατόμων – 5 ονόματα ανά στήλη A και 3 ονόματα σε μια στήλη B. Πρέπει να συγκρίνετε τα ονόματα σε αυτές τις δύο στήλες και να βρείτε διπλότυπα. Όπως καταλαβαίνετε, πρόκειται για εικονικά δεδομένα, που λαμβάνονται αποκλειστικά για παράδειγμα. Σε πραγματικούς πίνακες, έχουμε να κάνουμε με χιλιάδες ή και δεκάδες χιλιάδες δίσκους.

Επιλογή Α: και οι δύο στήλες βρίσκονται στο ίδιο φύλλο. Για παράδειγμα, μια στήλη A και τη στήλη B.

Επιλογή Β: Οι στήλες βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα. Για παράδειγμα, μια στήλη A στο φύλλο Sheet2 και τη στήλη A στο φύλλο Sheet3.

Τα Excel 2013, 2010 και 2007 διαθέτουν ένα ενσωματωμένο εργαλείο Κατάργηση διπλότυπων (Κατάργηση διπλότυπων) αλλά είναι ανίσχυρο σε αυτήν την περίπτωση, καθώς δεν μπορεί να συγκρίνει δεδομένα σε 2 στήλες. Επιπλέον, μπορεί να αφαιρέσει μόνο διπλότυπα. Δεν υπάρχουν άλλες επιλογές, όπως επισήμανση ή αλλαγή χρωμάτων. Και σημείο!

Στη συνέχεια, θα σας δείξω τους πιθανούς τρόπους σύγκρισης δύο στηλών στο Excel, οι οποίοι θα σας επιτρέψουν να βρείτε και να αφαιρέσετε διπλότυπες εγγραφές.

• Συγκρίνετε 2 στήλες και αναζητήστε διπλότυπα χρησιμοποιώντας τύπους
  
  • Επιλογή Α: και οι δύο στήλες βρίσκονται στο ίδιο φύλλο
  • Επιλογή Β: Οι στήλες βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα ή σε διαφορετικά βιβλία εργασίας
• Επεξεργασία των αντιγράφων που βρέθηκαν
  
  • Εμφάνιση μόνο διπλών σειρών στη στήλη Α
  • Αλλάξτε το χρώμα ή επισημάνετε τα διπλότυπα που βρέθηκαν
  • Αφαιρέστε τα διπλότυπα από την πρώτη στήλη

Συγκρίνετε 2 στήλες στο Excel και βρείτε διπλότυπες εγγραφές χρησιμοποιώντας τύπους

Επιλογή Α: και οι δύο στήλες βρίσκονται στο ίδιο φύλλο

1. Στο πρώτο κενό κελί (στο παράδειγμά μας, αυτό είναι το κελί C1), γράφουμε τον ακόλουθο τύπο:

   =IF(ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0)),"Unique","Duplicate")

   =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(A1;$B$1:$B$10000;0));"Unique";"Duplicate")

   

   Στη φόρμουλα μας A1 αυτό είναι το πρώτο κελί της πρώτης στήλης που πρόκειται να συγκρίνουμε. $1 B $ и $10000 B $ Αυτές είναι οι διευθύνσεις του πρώτου και του τελευταίου κελιού της δεύτερης στήλης, με τις οποίες θα κάνουμε τη σύγκριση. Σημειώστε τις απόλυτες αναφορές – τα γράμματα στηλών και οι αριθμοί σειρών προηγούνται από ένα σύμβολο δολαρίου ($). Χρησιμοποιώ απόλυτες αναφορές έτσι ώστε οι διευθύνσεις κελιών να παραμένουν ίδιες κατά την αντιγραφή τύπων.

   Εάν θέλετε να βρείτε διπλότυπα σε μια στήλη B, αλλάξτε τις αναφορές έτσι ώστε ο τύπος να μοιάζει με αυτό:

   =IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0)),"Unique","Duplicate")

   =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(B1;$A$1:$A$10000;0));"Unique";"Duplicate")

   Αντι αυτου "Μόνο"Και"αντίγραφο» Μπορείτε να γράψετε τις δικές σας ετικέτες, για παράδειγμα, «Δεν βρέθηκε"Και"Θεμελιώ"ή φύγε μόνο"αντίγραφο' και εισαγάγετε έναν χαρακτήρα διαστήματος αντί για τη δεύτερη τιμή. Στην τελευταία περίπτωση, τα κελιά για τα οποία δεν βρέθηκαν αντίγραφα θα παραμείνουν κενά και, πιστεύω, αυτή η αναπαράσταση των δεδομένων είναι πιο βολική για περαιτέρω ανάλυση.

2. Τώρα ας αντιγράψουμε τον τύπο μας σε όλα τα κελιά της στήλης C, μέχρι την κάτω σειρά, η οποία περιέχει τα δεδομένα στη στήλη A. Για να το κάνετε αυτό, μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού C1, ο δείκτης θα έχει τη μορφή μαύρου σταυρονήματος, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:Κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού και σύρετε το περίγραμμα του πλαισίου προς τα κάτω, επισημαίνοντας όλα τα κελιά στα οποία θέλετε να εισαγάγετε τον τύπο. Όταν επιλεγούν όλα τα απαιτούμενα κελιά, αφήστε το κουμπί του ποντικιού:

   

Συμβουλή: Σε μεγάλους πίνακες, η αντιγραφή του τύπου θα είναι πιο γρήγορη εάν χρησιμοποιείτε συντομεύσεις πληκτρολογίου. Επισημάνετε ένα κελί C1 και πατήστε το πλήκτρο Ctrl + C (για να αντιγράψετε τον τύπο στο πρόχειρο) και μετά κάντε κλικ Ctrl + Shift + Τέλος (για να επιλέξετε όλα τα μη κενά κελιά στη στήλη Γ) και τέλος πατήστε Ctrl + V (για να εισαγάγετε τον τύπο σε όλα τα επιλεγμένα κελιά).

3. Τέλεια, τώρα όλες οι διπλότυπες τιμές επισημαίνονται ως "αντίγραφο":

Επιλογή Β: δύο στήλες βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα (σε διαφορετικά βιβλία εργασίας)

1. Στο πρώτο κελί της πρώτης άδειας στήλης στο φύλλο εργασίας Sheet2 (στην περίπτωσή μας είναι η στήλη Β) εισάγετε τον ακόλουθο τύπο:

   =IF(ISERROR(MATCH(A1,Sheet3!$A$1:$A$10000,0)),"","Duplicate")

   =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(A1;Лист3!$A$1:$A$10000;0));"";"Duplicate")

   Εδώ Sheet3 είναι το όνομα του φύλλου στο οποίο βρίσκεται η 2η στήλη και $ A $ 1: $ A $ 10000 είναι διευθύνσεις κελιών από την 1η έως την τελευταία σε αυτήν τη 2η στήλη.

2. Αντιγράψτε τον τύπο σε όλα τα κελιά μιας στήλης B (ίδιο με την επιλογή Α).
3. Παίρνουμε αυτό το αποτέλεσμα:

Επεξεργασία των αντιγράφων που βρέθηκαν

Ωραία, βρήκαμε καταχωρήσεις στην πρώτη στήλη που υπάρχουν και στη δεύτερη στήλη. Τώρα πρέπει να κάνουμε κάτι μαζί τους. Η μη αυτόματη εξέταση όλων των διπλότυπων εγγραφών σε έναν πίνακα είναι αρκετά αναποτελεσματική και απαιτεί πολύ χρόνο. Υπάρχουν καλύτεροι τρόποι.

Εμφάνιση μόνο διπλών σειρών στη στήλη Α

Εάν οι στήλες σας δεν έχουν κεφαλίδες, τότε πρέπει να τις προσθέσετε. Για να το κάνετε αυτό, τοποθετήστε τον κέρσορα στον αριθμό που αντιπροσωπεύει την πρώτη γραμμή και θα μετατραπεί σε μαύρο βέλος, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:

Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε από το μενού περιβάλλοντος Εισαγωγή (Εισάγετε):

Δώστε ονόματα στις στήλες, για παράδειγμα, "Όνομα"Και"Αντίγραφο?» Στη συνέχεια, ανοίξτε την καρτέλα ημερομηνία (Δεδομένα) και πατήστε Φίλτρα (Φίλτρο):

Μετά από αυτό κάντε κλικ στο μικρό γκρι βέλος δίπλα στο "Αντίγραφο?« για να ανοίξετε το μενού φίλτρου. καταργήστε την επιλογή όλων των στοιχείων αυτής της λίστας εκτός από αντίγραφο, και πατήστε OK.

Αυτό είναι όλο, τώρα βλέπετε μόνο αυτά τα στοιχεία της στήλης А, τα οποία είναι διπλότυπα στη στήλη В. Υπάρχουν μόνο δύο τέτοια κελιά στον προπονητικό μας πίνακα, αλλά, όπως καταλαβαίνετε, στην πράξη θα υπάρχουν πολλά περισσότερα από αυτά.

Για να εμφανιστούν ξανά όλες οι σειρές μιας στήλης А, κάντε κλικ στο σύμβολο φίλτρου στη στήλη В, που τώρα μοιάζει με χωνί με ένα μικρό βέλος και επιλέξτε Επιλογή όλων (Επιλογή όλων). Ή μπορείτε να κάνετε το ίδιο μέσω της Κορδέλας κάνοντας κλικ ημερομηνία (Δεδομένα) > Επιλογή & Φιλτράρισμα (Ταξινόμηση & Φιλτράρισμα) > Καθαρισμός (Διαγραφή) όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Αλλάξτε το χρώμα ή επισημάνετε τα διπλότυπα που βρέθηκαν

Εάν οι σημειώσεις "αντίγραφοΤο ” δεν είναι αρκετό για τους σκοπούς σας και θέλετε να επισημάνετε διπλά κελιά με διαφορετικό χρώμα γραμματοσειράς, χρώμα πλήρωσης ή κάποια άλλη μέθοδο…

Σε αυτήν την περίπτωση, φιλτράρετε τα διπλότυπα όπως φαίνεται παραπάνω, επιλέξτε όλα τα φιλτραρισμένα κελιά και κάντε κλικ Ctrl + 1για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου κύτταρα μορφή (μορφή κελιού). Για παράδειγμα, ας αλλάξουμε το χρώμα πλήρωσης των κελιών σε σειρές με διπλότυπα σε έντονο κίτρινο. Φυσικά, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα πλήρωσης με το εργαλείο Γέμισμα καρτέλα (Χρώμα γεμίσματος). Αρχική (Αρχική σελίδα) αλλά πλεονέκτημα πλαισίου διαλόγου κύτταρα μορφή (Μορφή κελιού) στο οποίο μπορείτε να διαμορφώσετε όλες τις επιλογές μορφοποίησης ταυτόχρονα.

Τώρα σίγουρα δεν θα χάσετε κανένα κελί με διπλότυπα:

Αφαίρεση διπλότυπων τιμών από την πρώτη στήλη

Φιλτράρετε τον πίνακα έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο κελιά με διπλότυπες τιμές και επιλέξτε αυτά τα κελιά.

Εάν οι 2 στήλες που συγκρίνετε βρίσκονται σε διαφορετικά φύλλα, δηλαδή σε διαφορετικούς πίνακες, κάντε δεξί κλικ στην επιλεγμένη περιοχή και επιλέξτε Διαγραφή σειράς (Κατάργηση γραμμής):

Τύπος OKόταν το Excel σάς ζητά να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε πραγματικά να διαγράψετε ολόκληρη τη σειρά του φύλλου και στη συνέχεια να διαγράψετε το φίλτρο. Όπως μπορείτε να δείτε, παραμένουν μόνο σειρές με μοναδικές τιμές:

Αν 2 στήλες βρίσκονται στο ίδιο φύλλο, κοντά το ένα στο άλλο (γειτονικό) ή όχι κοντά το ένα στο άλλο (όχι γειτονικό), τότε η διαδικασία αφαίρεσης των διπλότυπων θα είναι λίγο πιο περίπλοκη. Δεν μπορούμε να καταργήσουμε ολόκληρη τη σειρά με διπλότυπες τιμές, καθώς αυτό θα καταργήσει και τα κελιά από τη δεύτερη στήλη. Έτσι για να αφήσετε μόνο μοναδικές καταχωρήσεις σε μια στήλη А, Κάνε αυτό:

1. Φιλτράρετε τον πίνακα για να εμφανίζονται μόνο διπλές τιμές και επιλέξτε αυτά τα κελιά. Κάντε δεξί κλικ πάνω τους και επιλέξτε από το μενού περιβάλλοντος Καθαρίστε το περιεχόμενο (καθαρό περιεχόμενο).
2. Καθαρίστε το φίλτρο.
3. Επιλέξτε όλα τα κελιά σε μια στήλη А, ξεκινώντας από το κελί A1 μέχρι το κάτω μέρος που περιέχει τα δεδομένα.
4. Κάντε κλικ στο ημερομηνία (Δεδομένα) και πατήστε Ταξινόμηση Α έως Ω (Ταξινόμηση από το Α στο Ω). Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, επιλέξτε Συνεχίστε με την τρέχουσα επιλογή (Ταξινόμηση εντός της καθορισμένης επιλογής) και κάντε κλικ στο κουμπί Μαύρη (Ταξινόμηση):
5. Διαγράψτε τη στήλη με τον τύπο, δεν θα τη χρειάζεστε πλέον, από εδώ και πέρα ​​έχετε μόνο μοναδικές τιμές.
6. Αυτό είναι, τώρα η στήλη А περιέχει μόνο μοναδικά δεδομένα που δεν υπάρχουν στη στήλη В:

Όπως μπορείτε να δείτε, η κατάργηση των διπλότυπων από δύο στήλες στο Excel χρησιμοποιώντας τύπους δεν είναι τόσο δύσκολη.