Περιεχόμενα
Συχνά, ένας χρήστης του Excel αντιμετωπίζει την ανάγκη να γεμίσει κελιά με δεδομένα τακτοποιημένα σε μια συγκεκριμένη λογική ακολουθία. Ή, για παράδειγμα, να κάνετε μια πρόβλεψη για το ποια θα είναι η τιμή ενός συγκεκριμένου δείκτη σε μια συγκεκριμένη στιγμή, εάν συνεχιστεί η τρέχουσα τάση. Τώρα δεν χρειάζεται να γνωρίζετε δεκάδες φόρμουλες για όλα αυτά. Αρκούν μερικά κλικ του ποντικιού και το πρόβλημα λύθηκε. Όλα είναι χάρη στην αυτόματη συμπλήρωση.
Αυτό το χαρακτηριστικό είναι εκπληκτικό στην ευκολία του. Για παράδειγμα, σας επιτρέπει να καταχωρείτε γρήγορα ημερολογιακούς μήνες ή να το κάνετε έτσι ώστε να εμφανίζεται μόνο η 15η και η τελευταία ημέρα κάθε μήνα (για παράδειγμα, στις λογιστικές αναφορές).
Πώς μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτό το εξαιρετικό χαρακτηριστικό;
Στην κάτω δεξιά γωνία υπάρχει ένα τετράγωνο, σύροντάς το, μπορείτε να συνεχίσετε τη σειρά τιμών στην οποία υπάρχει ένα συγκεκριμένο μοτίβο. Για παράδειγμα, εάν η πρώτη μέρα είναι Δευτέρα, τότε εκτελώντας αυτήν την απλή λειτουργία, μπορείτε να βάλετε τιμές στις ακόλουθες γραμμές: Τρίτη, Τετάρτη, Πέμπτη, Παρασκευή και ούτω καθεξής.
Εάν υπάρχει ένα σύνολο τιμών σε ένα κελί όπως το 1,2,4, τότε επιλέγοντας όλες και σύροντας το πλαίσιο προς τα κάτω, μπορείτε να συνεχίσετε τη σειρά αριθμών μέχρι το 8, το 16, το 32 κ.λπ. Αυτό σας επιτρέπει να μειώσετε σημαντικά το κόστος χρόνου.
Με τον ίδιο τρόπο δημιουργείται μια λίστα με ονόματα μηνών.
Και έτσι μοιάζει η χρήση της αυτόματης συμπλήρωσης για μια αριθμητική πρόοδο. Στο παράδειγμά μας, χρησιμοποιούμε δύο κελιά με τιμές 1,3, αντίστοιχα, και μετά η αυτόματη συμπλήρωση συνεχίζει τη σειρά αριθμών.
Επιπλέον, η λήψη θα λειτουργεί ακόμα κι αν ο αριθμός βρίσκεται μέσα στο κείμενο. Για παράδειγμα, αν γράψετε "1 τέταρτο" και σύρετε το πλαίσιο προς τα κάτω, λαμβάνετε τα εξής.
Στην πραγματικότητα, αυτά είναι όλα τα βασικά που πρέπει να γνωρίζετε. Αλλά αν θέλετε να κατακτήσετε τις δεξιότητες της εργασίας με το Excel πιο επαγγελματικά, μπορείτε να εξοικειωθείτε με ορισμένες μάρκες και κόλπα.
Χρήση της λίστας δεδομένων αυτόματης συμπλήρωσης
Φυσικά, η δημιουργία μιας λίστας μηνών ή ημερών της εβδομάδας δεν είναι το μόνο που μπορεί να κάνει το Excel. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε μια λίστα με πόλεις όπου η εταιρεία μας έχει ιδρύσει κέντρα εξυπηρέτησης. Πρώτα πρέπει να γράψετε την πλήρη λίστα στο στοιχείο «Αλλαγή λιστών», στο οποίο μπορείτε να προσπελάσετε μέσω της σειράς μενού Αρχείο – Επιλογές – Για προχωρημένους – Γενικά – Επεξεργασία λιστών.
Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με μια λίστα λιστών που είναι ενσωματωμένες αυτόματα στο Excel.
Δεν είναι πολλοί από αυτούς εδώ. Αλλά αυτή η παρεξήγηση μπορεί εύκολα να διορθωθεί. Για να γίνει αυτό, υπάρχει ένα δεξί παράθυρο στο οποίο είναι γραμμένη η σωστή ακολουθία τιμών uXNUMXbuXNUMXbi. Η εγγραφή μπορεί να γίνει με δύο τρόπους, τόσο με κόμμα όσο και σε στήλη. Εάν υπάρχουν πολλά δεδομένα, μπορούν να εισαχθούν. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.
Τι χρειάζεται για αυτό; Πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα πόλεων κάπου στο έγγραφο και, στη συνέχεια, απλώς δημιουργήστε έναν σύνδεσμο προς αυτήν στο παρακάτω πεδίο.
Η λίστα δημιουργείται τώρα και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συμπλήρωση όλων των άλλων κελιών.
Εκτός από τις λίστες σε μορφή κειμένου, το Excel καθιστά δυνατή τη δημιουργία αριθμητικών ακολουθιών, καθώς και μια λίστα ημερομηνιών που είναι διατεταγμένες σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοτίβο. Στην αρχή αυτού του υλικού, δόθηκε ένας από τους τρόπους χρήσης του, αλλά αυτό είναι ένα πρωτόγονο επίπεδο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο πιο ευέλικτα, σαν πραγματικός άσος.
Αρχικά, επιλέγουμε τις απαιτούμενες τιμές ακολουθίας (μία ή περισσότερες) μαζί με το τμήμα του εύρους που θα χρησιμοποιηθεί για τη λίστα. Στη συνέχεια, βρίσκουμε το κουμπί «Γέμισμα» στον επάνω πίνακα και στο μενού που εμφανίζεται, κάνουμε κλικ στο κουμπί «Πρόοδος».
Στη συνέχεια, εμφανίζεται ένα παράθυρο με ρυθμίσεις.
Στο αριστερό του τμήμα υπάρχουν κουμπιά επιλογής με τα οποία μπορείτε να ορίσετε τη θέση της μελλοντικής ακολουθίας: ανά γραμμές ή στήλες. Στην πρώτη περίπτωση, η λίστα θα πάει κάτω και στη δεύτερη, θα πάει δεξιά.
Αμέσως στα δεξιά της ρύθμισης τοποθεσίας υπάρχει ένας πίνακας όπου μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο της αριθμητικής ακολουθίας. Υπάρχουν πολλές επιλογές για να διαλέξετε:
- Αριθμητική. Η τιμή σε κάθε επόμενο κελί είναι ένας ορισμένος αριθμός μεγαλύτερη από την προηγούμενη. Η τιμή του καθορίζεται από τα περιεχόμενα του πεδίου "Βήμα".
- Γεωμετρικός. Κάθε επόμενη τιμή είναι αρκετές φορές μεγαλύτερη από την προηγούμενη. Το πόσο ακριβώς εξαρτάται από το βήμα που υπέδειξε ο χρήστης.
- Ημερομηνίες. Με αυτήν την επιλογή, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει μια σειρά ημερομηνιών. Εάν επιλέξετε αυτόν τον τύπο, ενεργοποιούνται πρόσθετες ρυθμίσεις για τη μονάδα μέτρησης. Λαμβάνονται υπόψη κατά τη σύνταξη της σειράς: ημέρα, εργάσιμη ημέρα, μήνας, έτος. Έτσι, εάν επιλέξετε το στοιχείο "εργάσιμη ημέρα", τότε τα Σαββατοκύριακα δεν θα περιλαμβάνονται στη λίστα.
- Αυτόματη συμπλήρωση. Αυτή η επιλογή είναι παρόμοια με τη μεταφορά της κάτω δεξιάς γωνίας. Με απλά λόγια, το Excel αποφασίζει μόνο του αν χρειάζεται να συνεχίσει τη σειρά αριθμών ή είναι καλύτερα να κάνει μια μεγαλύτερη λίστα. Εάν καθορίσετε τις τιμές και 2 εκ των προτέρων, τότε οι επόμενες θα περιέχουν τους αριθμούς 4, 6 και ούτω καθεξής. Εάν πριν από αυτό συμπληρώσετε περισσότερα κελιά, τότε θα χρησιμοποιηθεί η συνάρτηση "γραμμικής παλινδρόμησης" (αυτή είναι μια πολύ ενδιαφέρουσα επιλογή που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια πρόβλεψη με βάση την υπάρχουσα τάση).
Στο κάτω μέρος αυτού του πλαισίου διαλόγου, όπως μπορείτε ήδη να δείτε, υπάρχουν δύο επιλογές: το μέγεθος βήματος, που συζητήθηκε παραπάνω, και η οριακή τιμή.
Αφού ολοκληρώσετε όλες τις λειτουργίες, πρέπει να πατήσετε το κουμπί "OK". Με τον ίδιο τρόπο, δημιουργείται μια λίστα εργάσιμων ημερών για μια συγκεκριμένη περίοδο (για παράδειγμα, έως τις 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Και ο χρήστης δεν χρειάζεται να κάνει έναν τεράστιο αριθμό περιττών κινήσεων!
Αυτό είναι όλο, η ρύθμιση έχει ολοκληρωθεί. Τώρα ας δούμε μερικές πιο επαγγελματικές μεθόδους αυτόματης συμπλήρωσης.
Χρησιμοποιώντας το ποντίκι
Αυτός είναι ο πιο βολικός τρόπος αυτόματης συμπλήρωσης, επιτρέποντάς σας να εκτελείτε κομψά ακόμη και τις πιο περίπλοκες λειτουργίες. Υπάρχουν δύο επιλογές για το πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί: χρησιμοποιώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού ή το δεξί. Για παράδειγμα, η εργασία είναι να δημιουργήσετε μια λίστα αριθμών που είναι διατεταγμένοι σε αύξουσα σειρά, όπου κάθε επόμενη τιμή αυξάνεται κατά ένα. Συνήθως, για αυτό, μια μονάδα εισάγεται στο πρώτο κελί και ένα deuce στο δεύτερο, μετά από το οποίο σύρουν το πλαίσιο στην κάτω δεξιά γωνία. Αλλά είναι δυνατό να επιτευχθεί αυτός ο στόχος με μια άλλη μέθοδο - συμπληρώνοντας απλώς το πρώτο κελί. Στη συνέχεια, πρέπει να το σύρετε προς τα κάτω από την κάτω δεξιά γωνία. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα κουμπί με τη μορφή τετραγώνου. Πρέπει να κάνετε κλικ σε αυτό και να επιλέξετε το στοιχείο "Γέμισμα".
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Μορφές συμπλήρωσης μόνο", με την οποία μπορείτε να επεκτείνετε μόνο μορφές κελιών.
Αλλά υπάρχει μια πιο γρήγορη μέθοδος: κρατώντας πατημένο το κουμπί Ctrl ενώ σύρετε το κελί παράλληλα.
Είναι αλήθεια ότι είναι κατάλληλο μόνο για αυτόματη συμπλήρωση ακολουθιών αριθμών. Εάν προσπαθήσετε να τραβήξετε αυτό το κόλπο με δεδομένα διαφορετικού τύπου, τότε οι τιμές uXNUMXbuXNUMXb απλώς θα αντιγραφούν στα ακόλουθα κελιά.
Υπάρχει τρόπος να επιταχύνετε την κλήση του μενού περιβάλλοντος. Για να το κάνετε αυτό, σύρετε το πλαίσιο κρατώντας πατημένο το δεξί κουμπί του ποντικιού.
Στη συνέχεια θα εμφανιστεί ένα σύνολο εντολών. Έτσι, μπορείτε να καλέσετε ένα παράθυρο διαλόγου με πρόσθετες ρυθμίσεις αυτόματης συμπλήρωσης κάνοντας κλικ στο στοιχείο μενού "Πρόοδος". Υπάρχει όμως ένας περιορισμός. Το μέγιστο μήκος ακολουθίας σε αυτήν την περίπτωση θα περιοριστεί στο τελευταίο κελί.
Για να πραγματοποιηθεί η αυτόματη συμπλήρωση μέχρι την απαιτούμενη τιμή (συγκεκριμένος αριθμός ή ημερομηνία), πρέπει να πατήσετε το δεξί κουμπί του ποντικιού, έχοντας προηγουμένως κατευθύνει τον κέρσορα στο πλαίσιο και να σύρετε τον δείκτη προς τα κάτω. Στη συνέχεια, ο κέρσορας επιστρέφει. Και το τελευταίο βήμα είναι να απελευθερώσετε το ποντίκι. Ως αποτέλεσμα, θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος με ρυθμίσεις αυτόματης συμπλήρωσης. Επιλέξτε μια εξέλιξη. Εδώ, επιλέγεται μόνο ένα κελί, επομένως πρέπει να καθορίσετε όλες τις παραμέτρους αυτόματης συμπλήρωσης στις ρυθμίσεις: κατεύθυνση, βήμα, οριακή τιμή και να πατήσετε το κουμπί OK.
Μια ιδιαίτερα ενδιαφέρουσα συνάρτηση του Excel είναι η γραμμική και εκθετική προσέγγιση. Καθιστά δυνατή τη δημιουργία μιας πρόβλεψης για το πώς θα αλλάξουν οι τιμές, με βάση το υπάρχον μοτίβο. Κατά κανόνα, για να κάνετε μια πρόβλεψη, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ειδικές συναρτήσεις Excel ή να εκτελέσετε σύνθετους υπολογισμούς, στους οποίους αντικαθίστανται οι τιμές της ανεξάρτητης μεταβλητής. Είναι πολύ πιο εύκολο να αποδειχθεί αυτό το παράδειγμα στην πράξη.
Για παράδειγμα, υπάρχει μια δυναμική ενός δείκτη, η τιμή του οποίου αυξάνεται κατά τον ίδιο αριθμό κάθε περίοδο.
Είναι πολύ πιο εύκολο να κατανοήσουμε πώς οι τιμές προβλέπονται με μια γραμμική τάση (όταν κάθε επόμενος δείκτης αυξάνεται ή μειώνεται κατά μια συγκεκριμένη τιμή). Οι τυπικές συναρτήσεις του Excel είναι κατάλληλες για αυτό, αλλά είναι καλύτερο να σχεδιάσετε ένα γράφημα που εμφανίζει τη γραμμή τάσης, την εξίσωση της συνάρτησης και την αναμενόμενη τιμή για μεγαλύτερη σαφήνεια.
Για να μάθετε ποιος θα είναι ο προβλεπόμενος δείκτης σε αριθμητικούς όρους, κατά τον υπολογισμό, πρέπει να λάβετε ως βάση την εξίσωση παλινδρόμησης (ή να χρησιμοποιήσετε απευθείας τους τύπους που είναι ενσωματωμένοι στο Excel). Ως αποτέλεσμα, θα υπάρξουν πολλές ενέργειες που δεν μπορούν όλοι να καταλάβουν αμέσως.
Αλλά η γραμμική παλινδρόμηση σάς επιτρέπει να εγκαταλείψετε εντελώς σύνθετους τύπους και γραφική παράσταση. Απλώς χρησιμοποιήστε την αυτόματη συμπλήρωση. Ο χρήστης λαμβάνει μια σειρά δεδομένων βάσει των οποίων γίνεται μια πρόβλεψη. Επιλέγεται αυτό το σύνολο κελιών και, στη συνέχεια, πατιέται το δεξί κουμπί του ποντικιού, το οποίο πρέπει να σύρετε την περιοχή κατά τον απαιτούμενο αριθμό κελιών (ανάλογα με την απόσταση του σημείου στο μέλλον για το οποίο υπολογίζεται η προβλεπόμενη τιμή). Θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος, όπου πρέπει να επιλέξετε το στοιχείο «Γραμμική προσέγγιση». Αυτό είναι όλο, λαμβάνεται μια πρόβλεψη που δεν απαιτεί ειδικές μαθηματικές δεξιότητες, σχεδίαση ή εξαγωγή τύπων.
Αν οι δείκτες αυξάνονται σε κάθε χρονική περίοδο κατά ένα ορισμένο ποσοστό, τότε μιλάμε για εκθετική ανάπτυξη. Για παράδειγμα, η πρόβλεψη της δυναμικής μιας επιδημίας ή η πρόβλεψη των τόκων σε μια τραπεζική κατάθεση βασίζεται ακριβώς σε ένα τέτοιο μοτίβο.
Δεν υπάρχει πιο αποτελεσματική μέθοδος για την πρόβλεψη της εκθετικής ανάπτυξης από αυτή που περιγράψαμε.
Χρήση του ποντικιού για αυτόματη συμπλήρωση ημερομηνιών
Συχνά είναι απαραίτητο να αυξηθεί η ήδη υπάρχουσα λίστα ημερομηνιών. Για να γίνει αυτό, λαμβάνεται κάποια ημερομηνία και σύρεται από την κάτω δεξιά γωνία με το αριστερό κουμπί του ποντικιού. Εμφανίζεται ένα τετράγωνο εικονίδιο, όπου μπορείτε να επιλέξετε τη μέθοδο πλήρωσης.
Για παράδειγμα, εάν ένας λογιστής χρησιμοποιεί ένα υπολογιστικό φύλλο, η επιλογή «καθημερινές» θα του ταιριάζει. Επίσης, αυτό το στοιχείο θα χρειαστεί από οποιονδήποτε άλλο ειδικό που πρέπει να κάνει καθημερινά σχέδια, για παράδειγμα, HR.
Και εδώ είναι μια άλλη επιλογή, πώς να εφαρμόσετε την αυτόματη πλήρωση ημερομηνιών με το ποντίκι. Για παράδειγμα, μια εταιρεία πρέπει να πληρώσει μισθούς τη 15η και την τελευταία ημέρα του μήνα. Στη συνέχεια, πρέπει να εισαγάγετε δύο ημερομηνίες, να τις τεντώσετε και να επιλέξετε τη μέθοδο πλήρωσης "ανά μήνες". Αυτό μπορεί να γίνει είτε κάνοντας κλικ στο αριστερό κουμπί του ποντικιού στο τετράγωνο στην κάτω δεξιά γωνία, είτε χρησιμοποιώντας το δεξί κουμπί, ακολουθούμενο από μια αυτόματη κλήση στο μενού περιβάλλοντος.
Σπουδαίος! Η 15η μένει, ανεξαρτήτως μήνα, και η τελευταία είναι αυτόματη.
Με το δεξί κουμπί του ποντικιού μπορείτε να ρυθμίσετε την εξέλιξη. Για παράδειγμα, φτιάξτε μια λίστα με τις εργάσιμες ημέρες φέτος, οι οποίες θα εξακολουθήσουν να είναι έως τις 31 Δεκεμβρίου. Εάν χρησιμοποιείτε την αυτόματη συμπλήρωση με το δεξί κουμπί του ποντικιού ή μέσω του μενού, στο οποίο μπορείτε να προσπελάσετε μέσω του τετραγώνου, τότε υπάρχει η επιλογή «Άμεση συμπλήρωση». Για πρώτη φορά, οι προγραμματιστές παρείχαν αυτήν τη δυνατότητα στο Excel 2013. Είναι απαραίτητο τα κελιά να συμπληρώνονται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο μοτίβο. Αυτό θα σας επιτρέψει να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο.
συμπεράσματα
Στην πραγματικότητα, αυτό είναι όλο. Η αυτόματη συμπλήρωση είναι μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα που σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε πολλές ροές εργασίας και να κάνετε προβλέψεις με βάση μοτίβα. Δεν απαιτούνται πρόσθετοι τύποι ή υπολογισμοί. Αρκεί να πατήσετε μερικά κουμπιά και τα αποτελέσματα θα εμφανιστούν ως δια μαγείας.