Άσκηση «Παρακολούθηση χρόνου»

Η μέρα είναι 16 δωρεάν ώρες. Συμβαίνει συχνά να έχει περάσει η μέρα, αλλά είναι δύσκολο να θυμηθείς τι έχεις κάνει αυτό το διάστημα. Είναι πολύ πιθανό να εργάζεστε στενά όλο αυτό το διάστημα και να σας αποσπά η προσοχή μόνο από το δρόμο, το μεσημεριανό γεύμα και άλλα σημαντικά θέματα, αλλά συχνά συμβαίνει μια άλλη εικόνα: εδώ αποσπάτε την προσοχή σας, εκεί συνομιλείτε και, για παράδειγμα, για πέντε λεπτά στο το Διαδίκτυο και πέρασε μισή ώρα — και μισή μέρα χαμένη.

Τι έκανες; — Λοιπόν, ρα-α-αζνύμ…

Θα ήταν υπέροχο να μάθουμε πώς ακριβώς πήγε η μέρα. Πού επενδύθηκε κάθε ώρα και πώς λειτούργησε για τους στόχους σας. Υπάρχει ένας εύκολος τρόπος για να το κάνετε αυτό, θα χρειαστείτε είτε ένα σημειωματάριο είτε να ανοίξετε ένα αρχείο word.

Τότε η εργασία είναι απλή, πρέπει να σημειώνετε τι κάνετε κάθε 15 λεπτά κατά τη διάρκεια της ημέρας. Για παράδειγμα:

10:00 π.μ. εργασία

10:15 Επικοινωνώ με τον πελάτη στο Skype

10:30 Ξεκούραση, ύπνος

10:45 π.μ. εργασίας, απαντώντας σε email

Μέχρι το τέλος της ημέρας, θα πρέπει να έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο που θα καταγράφει την ώρα και το τι κάνατε. Μπορείτε να επιλέξετε όλη την ημέρα, αλλά για αρχή είναι προτιμότερο να επιλέξετε ένα διάστημα 2-3 ωρών και να σημειώσετε τις δραστηριότητές σας μόνο αυτή την ώρα.

Είναι καλύτερα να επιλέξετε ένα διάστημα που είναι σημαντικό όταν δεν ξέρετε ότι μπορεί να χάνετε χρόνο. Συχνά αυτό συμβαίνει το βράδυ, το Σαββατοκύριακο ή κάποια χρονική περίοδο στη δουλειά.

Πόσο αποτελεσματική ήταν η μέρα;

Εάν έχετε κάνει παρακολούθηση χρόνου, τότε μπορείτε να υπολογίσετε πόσο αποτελεσματικά πήγε η μέρα σας. Είναι πολύ απλό να το κάνετε αυτό, έχετε μπροστά στα μάτια σας μια λίστα με τις εργασίες σας για την ημέρα.

Μετά από αυτό, το καθήκον σας είναι να διανείμετε όλες τις καταχωρήσεις σε κατηγορίες. Υπάρχουν τρεις κατηγορίες συνολικά:

• Μια επιχείρηση — η εργασία σας, τι σας αποφέρει κέρδος και προωθεί τα έργα σας (μπορείτε επίσης να συμμετάσχετε στην επαγγελματική κατάρτιση εδώ)
• Υπηρεσία — τρέχουσες υποθέσεις που δεν είναι σχετικές, αλλά χωρίς τις οποίες θα είναι δύσκολο να λειτουργήσει. Αυτό περιλαμβάνει: φαγητό, οικιακές εργασίες, ανάλυση της επιφάνειας εργασίας ή φακέλων στον υπολογιστή, εγκατάσταση του απαραίτητου λογισμικού, ανεφοδιασμό του αυτοκινήτου και πολλά άλλα.
• Κενότητα — οτιδήποτε άλλο δεν λειτουργεί για τα έργα σας και δεν είναι υπηρεσία. Συνήθως πρόκειται για ψυχαγωγία, κενά επιχειρήματα, αναζήτηση του νοήματος της ζωής, ανάγνωση βιβλίων χωρίς συγκεκριμένο στόχο.

Στη συνέχεια, το καθήκον σας είναι να υπολογίσετε το ποσοστό Αιτίας, Υπηρεσίας και Κενότητας. Στο παράδειγμά μου αποδεικνύεται:

• Περίπτωση – 5 καταχωρήσεις = 70%
• Υπηρεσία — 1 είσοδο = 15%
• Άκυρο — 1 καταχώριση = 15%

Μπορώ αμέσως να πω ότι η βέλτιστη αναλογία μοιάζει κάπως έτσι:

• Περίπτωση — 65%
• Υπηρεσία - 30%
• Κενό — 15%

Μπορείτε να δείτε κάθε μέρα τι αναλογία παίρνετε. Αν δείτε ότι θα ήταν λογικό να αλλάξετε την αναλογία προς κάποια κατεύθυνση, μη διστάσετε να βάλετε στον εαυτό σας ένα καθήκον για την επόμενη μέρα. Είναι σωστό να μεταφράσετε το Κενό σε Υπηρεσία ή Υπόθεση και μερικές φορές είναι χρήσιμο να μειώσετε το ποσό της Υπηρεσίας.

Πόση άσκηση πρέπει να κάνετε

Για ένα καλό αποτέλεσμα, πρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο τουλάχιστον δύο εβδομάδες. Η πρώτη εβδομάδα μπορεί να γίνει ως «διερευνητική», παρακολουθώντας τον χρόνο για αρκετές ώρες την ημέρα, επιλέγοντας μια βολική μορφή.

Τη δεύτερη εβδομάδα, μπορείτε να παρακολουθείτε τον χρόνο για όλη την ημέρα ή τουλάχιστον το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας.

Κριτήρια για την επιτυχία της άσκησης

Το κύριο αποτέλεσμα που θα πρέπει να έχετε μετά από αυτή την άσκηση είναι ότι πρέπει να εμφανιστεί ένα «χρονόμετρο» στο κεφάλι σας. Αυτό το χρονόμετρο θα σας υπενθυμίζει περιοδικά ότι ο χρόνος τελειώνει και θα κάνει την ερώτηση: «Σε τι ξοδεύετε αυτόν τον χρόνο; Και πώς λειτουργεί για τις εργασίες σας;