Ενεργοποίηση, απενεργοποίηση και διαμόρφωση της Αυτόματης Διόρθωσης στο Excel

Κατά την εργασία σε υπολογιστικά φύλλα του Excel, ειδικά όταν έχετε να αντιμετωπίσετε μεγάλο όγκο δεδομένων, υπάρχει πιθανότητα να κάνετε κάποιο λάθος, όπως ένα τυπογραφικό λάθος. Επίσης, ορισμένοι χρήστες, λόγω του ότι δεν γνωρίζουν πώς να βρίσκουν και να χρησιμοποιούν ειδικούς χαρακτήρες, αποφασίζουν να τους αντικαταστήσουν με πιο κατανοητούς και προσβάσιμους. Για παράδειγμα, αντί για το σημάδι «- – κοινή επιστολή "και", ή αντ' αυτού "$" - απλά "ΜΙΚΡΟ". Ωστόσο, χάρη σε ένα ειδικό εργαλείο "Αυτόματη διόρθωση" τέτοια πράγματα διορθώνονται αυτόματα.

Τι είναι η Αυτόματη Διόρθωση

Το Excel διατηρεί στη μνήμη του μια λίστα με κοινά λάθη που μπορούν να γίνουν. Όταν ο χρήστης εισάγει ένα σφάλμα από αυτήν τη λίστα, το πρόγραμμα θα το αντικαταστήσει αυτόματα με τη σωστή τιμή. Αυτό ακριβώς χρειάζεται Αυτόματης Διόρθωσης, και έτσι λειτουργεί.

Αυτό το εργαλείο διορθώνει τους ακόλουθους κύριους τύπους σφαλμάτων:

• δύο διαδοχικά κεφαλαία γράμματα σε μια λέξη
• ξεκινήστε μια νέα πρόταση με πεζό γράμμα
• σφάλματα λόγω του ενεργοποιημένου Caps Lock
• άλλα τυπικά τυπογραφικά λάθη και λάθη

Ενεργοποίηση και απενεργοποίηση της αυτόματης διόρθωσης

Στο πρόγραμμα, αυτή η λειτουργία είναι αρχικά ενεργοποιημένη, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται η απενεργοποίησή της (μόνιμα ή προσωρινά). Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να κάνουμε συγκεκριμένα λάθη σε ορισμένες λέξεις ή να χρησιμοποιήσουμε χαρακτήρες που το πρόγραμμα αναγνωρίζει ως λανθασμένους και τους αντικαθιστά, αν και δεν το θέλουμε αυτό. Εάν αλλάξετε τον χαρακτήρα που διορθώθηκε η αυτόματη διόρθωση σε αυτόν που χρειαζόμαστε, η συνάρτηση δεν θα εκτελέσει ξανά την αντικατάσταση. Αυτή η μέθοδος είναι σίγουρα κατάλληλη για μεμονωμένες περιπτώσεις. Διαφορετικά, για να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια, η καλύτερη λύση θα ήταν να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία "Αυτόματη διόρθωση".

1. Μεταβείτε στο μενού "αρχείο".
2. Στο πλαϊνό μενού στα αριστερά, μεταβείτε στο "Παράμετροι".
3. Στο παράθυρο ρυθμίσεων που ανοίγει, κάντε κλικ στην υποενότητα "Ορθογραφία". Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί «Επιλογές αυτόματης διόρθωσης».
4. Στην οθόνη θα εμφανιστεί ένα παράθυρο με ρυθμίσεις λειτουργίας. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στην επιλογή "Αντικατάσταση καθώς πληκτρολογείτε", στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
5. Το πρόγραμμα θα μας επιστρέψει στο κεντρικό παράθυρο με παραμέτρους, όπου πατάμε ξανά το κουμπί OK.

Σημείωση: για να ενεργοποιήσετε ξανά τη λειτουργία, επιστρέψτε το σημάδι επιλογής στη θέση του, μετά από το οποίο αποθηκεύστε επίσης τις αλλαγές πατώντας το κουμπί OK.

Αυτόματη διόρθωση ημερομηνίας και πιθανά προβλήματα

Μερικές φορές συμβαίνει ότι ενώ εισάγετε έναν αριθμό με τελείες, το πρόγραμμα τον διορθώνει για την ημερομηνία. Ας πούμε ότι βάλαμε έναν αριθμό 3.19 σε ένα άδειο κελί.

Αφού πατήσουμε το πλήκτρο Enter, Λάβετε δεδομένα με τη μορφή μήνα και έτους.

Πρέπει να αποθηκεύσουμε τα αρχικά δεδομένα που εισάγαμε στο κελί. Σε τέτοιες περιπτώσεις, δεν χρειάζεται να απενεργοποιήσετε την αυτόματη διόρθωση. Να τι κάνουμε:

1. Αρχικά, επιλέξτε το εύρος των κελιών στα οποία θέλουμε να προσθέσουμε τις απαραίτητες πληροφορίες με τη μορφή αριθμών με τελείες. Στη συνέχεια, όντας στην καρτέλα "Αρχική σελίδα" μεταβείτε στην ενότητα εργαλείων "Αριθμός", όπου κάνουμε κλικ στην επιλογή τρέχουσας μορφής κελιού.
2. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε το στοιχείο "Κείμενο".
3. Τώρα μπορούμε με ασφάλεια να εισάγουμε δεδομένα σε κελιά με τη μορφή αριθμών με τελείες.Σημείωση: πρέπει να θυμάστε ότι οι αριθμοί σε κελιά με μορφή κειμένου δεν μπορούν να συμμετέχουν σε υπολογισμούς, καθώς γίνονται αντιληπτοί από το πρόγραμμα με διαφορετικό τρόπο και το τελικό αποτέλεσμα θα παραμορφωθεί.

Επεξεργασία του λεξικού αυτόματης διόρθωσης

Όπως αναφέραμε προηγουμένως, ο σκοπός της αυτόματης διόρθωσης είναι να βοηθήσει στη διόρθωση λαθών ή τυπογραφικών σφαλμάτων. Το πρόγραμμα παρέχει αρχικά μια τυπική λίστα με λέξεις και σύμβολα που ταιριάζουν προς αντικατάσταση, ωστόσο, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να προσθέσει τις δικές του επιλογές.

1. Και πάλι πηγαίνουμε στο παράθυρο με τις παραμέτρους αυτόματης διόρθωσης, καθοδηγούμενες από τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω (μενού "αρχείο" - Ενότητα "Παράμετροι" – υποενότητα "Ορθογραφία" - κουμπί "Επιλογές αυτόματης διόρθωσης").
2. Στο "Αντικαθιστώ" γράφουμε ένα σύμβολο (λέξη), το οποίο θα προσδιορίζεται περαιτέρω από το πρόγραμμα ως σφάλμα. Στο χωράφι "επί" καθορίστε την τιμή που θα χρησιμοποιηθεί ως αντικατάσταση. Όταν είναι έτοιμο, πατήστε το κουμπί "Προσθήκη".
3. Ως αποτέλεσμα, μπορούμε να προσθέσουμε σε αυτό το λεξικό όλα τα πιο συνηθισμένα τυπογραφικά λάθη και λάθη που κάνουμε (αν δεν βρίσκονται στην αρχική λίστα), ώστε να μην χάνουμε χρόνο για την περαιτέρω διόρθωσή τους.

Αυτόματη αντικατάσταση με μαθηματικά σύμβολα

Μεταβείτε στην καρτέλα με το ίδιο όνομα στις επιλογές αυτόματης διόρθωσης. Εδώ θα βρούμε μια λίστα τιμών που θα αντικατασταθούν από το πρόγραμμα με μαθηματικά σύμβολα. Αυτή η επιλογή είναι εξαιρετικά χρήσιμη όταν πρέπει να εισαγάγετε έναν χαρακτήρα που δεν υπάρχει στο πληκτρολόγιο. Για παράδειγμα, για να εισαγάγετε τον χαρακτήρα «α» (άλφα), αρκεί να πληκτρολογήσετε "άλφα", μετά την οποία το πρόγραμμα αντικαθιστά τη δεδομένη τιμή με τον απαιτούμενο χαρακτήρα. Με τον ίδιο τρόπο εισάγονται και άλλοι χαρακτήρες.

Επίσης, μπορείτε να προσθέσετε τις επιλογές σας σε αυτήν τη λίστα.

Αφαίρεση συνδυασμού από την αυτόματη διόρθωση

Για να αφαιρέσετε έναν περιττό συνδυασμό λέξεων ή συμβόλων από τη λίστα αυτόματης διόρθωσης, απλώς επιλέξτε τον με ένα κλικ του ποντικιού και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί "Διαγράφω".

Επίσης, επισημαίνοντας ένα συγκεκριμένο ταίριασμα, αντί να το διαγράψετε, μπορείτε απλά να προσαρμόσετε ένα από τα πεδία του.

Ρύθμιση των κύριων παραμέτρων της αυτόματης αντικατάστασης

Οι κύριες παράμετροι περιλαμβάνουν όλες τις ρυθμίσεις που μπορούν να γίνουν στην καρτέλα "Αυτόματη διόρθωση". Οι ακόλουθες επιλογές ενεργοποιούνται αρχικά στο πρόγραμμα:

• διόρθωση δύο κεφαλαίων (κεφαλαίων) γραμμάτων στην αρχή μιας λέξης.
• να γράψετε κεφαλαία το πρώτο γράμμα της πρότασης.
• κεφαλαιοποίηση των ημερών της εβδομάδας.
• εξάλειψη σφαλμάτων που προκαλούνται από τυχαία πάτημα πλήκτρων Caps Look.

Για να απενεργοποιήσετε αυτές τις επιλογές, απλώς καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα τους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε αλλαγές.

Εργασία με εξαιρέσεις

Το πρόγραμμα διαθέτει ένα ειδικό λεξικό που αποθηκεύει λέξεις και σύμβολα για τα οποία η αυτόματη διόρθωση δεν θα λειτουργήσει, ακόμα κι αν αυτή η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη και υπάρχει απαραίτητη αντιστοίχιση στις κύριες παραμέτρους.

Για πρόσβαση σε αυτό το λεξικό, κάντε κλικ στο κουμπί “Εξαιρέσεις”.

Το παράθυρο που εμφανίζεται έχει δύο καρτέλες:

Πρώτο γράμμα

• Εδώ είναι μια λίστα λέξεων που ακολουθούνται από το σύμβολο "σημείο" (".") δεν πρέπει να ερμηνεύεται από το πρόγραμμα ως το τέλος μιας πρότασης, πράγμα που σημαίνει ότι η επόμενη λέξη θα ξεκινά με πεζό γράμμα. Βασικά, αυτό ισχύει για όλα τα είδη συντομογραφιών, για παράδειγμα, kg., g., rub., cop. και τα λοιπά.
• Στο επάνω πεδίο, μπορούμε να εισάγουμε την τιμή μας, η οποία θα προστεθεί στη λίστα εξαιρέσεων αφού κάνουμε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί.
• Επίσης, επιλέγοντας μια συγκεκριμένη τιμή από τη λίστα, μπορείτε να την επεξεργαστείτε ή να τη διαγράψετε.

ΔΥΟ κεφαλαία γράμματα

Τιμές από τη λίστα σε αυτήν την καρτέλα, παρόμοιες με τη λίστα στην καρτέλα "Πρώτο γράμμα", δεν θα επηρεαστεί από την Αυτόματη Διόρθωση. Εδώ μπορούμε επίσης να προσθέσουμε, να τροποποιήσουμε ή να αφαιρέσουμε νέα στοιχεία.

Συμπέρασμα

Χάρη στη λειτουργία "Αυτόματη διόρθωση" Η εργασία στο Excel επιταχύνεται σημαντικά, καθώς το πρόγραμμα διορθώνει αυτόματα τυχαία τυπογραφικά λάθη και λάθη που έγιναν από τον χρήστη. Αυτό το εργαλείο είναι ιδιαίτερα πολύτιμο όταν εργάζεστε με μεγάλο όγκο δεδομένων. Επομένως, είναι πολύ σημαντικό σε τέτοιες περιπτώσεις να μπορείτε να χρησιμοποιείτε και να ρυθμίζετε σωστά τις παραμέτρους αυτόματης διόρθωσης.