Προστασία δεδομένων στο Microsoft Excel

Το Microsoft Excel παρέχει στον χρήστη πολλά, υπό όρους, επίπεδα προστασίας - από την απλή προστασία μεμονωμένων κελιών έως την κρυπτογράφηση ολόκληρου του αρχείου με κρυπτογράφηση κρυπτοαλγορίθμων της οικογένειας RC4. Ας τα δούμε ένα προς ένα…

Επίπεδο 0. Προστασία από την εισαγωγή εσφαλμένων δεδομένων σε ένα κελί

Ο πιο εύκολος τρόπος. Σας επιτρέπει να ελέγχετε τι ακριβώς εισάγει ο χρήστης σε ορισμένα κελιά και δεν σας επιτρέπει να εισαγάγετε μη έγκυρα δεδομένα (για παράδειγμα, μια αρνητική τιμή ή κλασματικός αριθμός ατόμων ή η ημερομηνία της Οκτωβριανής Επανάστασης αντί για την ημερομηνία ολοκλήρωσης της σύμβαση, κ.λπ.) Για να ορίσετε έναν τέτοιο έλεγχο εισόδου, πρέπει να επιλέξετε τα κελιά και να επιλέξετε την καρτέλα ημερομηνία (Ημερομηνία) κουμπί Επικύρωση δεδομένων (Επικύρωση δεδομένων). Στο Excel 2003 και παλαιότερες εκδόσεις, αυτό θα μπορούσε να γίνει χρησιμοποιώντας το μενού Δεδομένα – Επικύρωση (Δεδομένα — Επικύρωση)… Στην καρτέλα παράμετροι από την αναπτυσσόμενη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο των δεδομένων που επιτρέπεται για εισαγωγή:

Οι διπλανές καρτέλες αυτού του παραθύρου επιτρέπουν (εάν θέλετε) να ορίσετε μηνύματα που θα εμφανίζονται πριν την είσοδο στην καρτέλα – μήνυμα εισόδου (Εισαγωγή μηνύματος), και σε περίπτωση εισαγωγής λανθασμένων στοιχείων – καρτέλα Μήνυμα σφάλματος (Ειδοποίηση σφάλματος):

 Επίπεδο 1: Προστασία φύλλων από αλλαγές

Μπορούμε να εμποδίσουμε εντελώς ή επιλεκτικά τον χρήστη να αλλάξει τα περιεχόμενα των κελιών οποιουδήποτε φύλλου. Για να εγκαταστήσετε μια τέτοια προστασία, ακολουθήστε έναν απλό αλγόριθμο:

1. Επιλέξτε τα κελιά που δεν χρειάζεται να υπερασπιστείτε (αν υπάρχουν), κάντε δεξί κλικ πάνω τους και επιλέξτε την εντολή από το μενού περιβάλλοντος Μορφή κελιού (Μορφοποίηση κελιών)… Στην καρτέλα Απάτη (ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ) καταργήστε την επιλογή του πλαισίου Προστατευμένο κύτταρο (Κλειδωμένο). Όλα τα κελιά για τα οποία αυτό το πλαίσιο ελέγχου παραμένει επιλεγμένο θα προστατεύονται όταν είναι ενεργοποιημένη η προστασία φύλλου. Όλα τα κελιά στα οποία αποεπιλέγετε αυτήν τη σημαία θα είναι επεξεργάσιμα παρά την προστασία. Για να δείτε οπτικά ποια κελιά θα προστατεύονται και ποια όχι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μακροεντολή.
2. Για να ενεργοποιήσετε την προστασία του τρέχοντος φύλλου στο Excel 2003 και παλαιότερες εκδόσεις – επιλέξτε από το μενού Service – Protection – Protect Sheet (Εργαλεία — Προστασία — Φύλλο εργασίας Προστασίας), ή στο Excel 2007 και μεταγενέστερα, κάντε κλικ Προστατέψτε το φύλλο (Φύλλο προστασίας) αυτί Επανεξέταση (Ανασκόπηση). Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης (θα χρειαστεί για να μην μπορεί κανείς να καταργήσει την προστασία) και, χρησιμοποιώντας τη λίστα των πλαισίων ελέγχου, να διαμορφώσετε, εάν θέλετε, τις εξαιρέσεις:

Δηλαδή, αν θέλουμε να αφήσουμε στον χρήστη τη δυνατότητα, για παράδειγμα, να μορφοποιήσει προστατευμένα και μη προστατευμένα κελιά, πρέπει να τσεκαριστούν τα τρία πρώτα πλαίσια ελέγχου. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους χρήστες να χρησιμοποιούν ταξινόμηση, αυτόματο φίλτρο και άλλα βολικά εργαλεία πίνακα.

Επίπεδο 2. Επιλεκτική προστασία σειρών για διαφορετικούς χρήστες

Εάν υποτεθεί ότι πολλοί χρήστες θα εργαστούν με το αρχείο και καθένας από αυτούς πρέπει να έχει πρόσβαση στη δική του περιοχή φύλλου, τότε μπορείτε να ορίσετε προστασία φύλλου με διαφορετικούς κωδικούς πρόσβασης για διαφορετικές περιοχές κελιών.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε στην καρτέλα Επανεξέταση (ανασκόπηση) κουμπί Επιτρέψτε την αλλαγή εύρους (Να επιτρέπεται στους χρήστες να επεξεργάζονται εύρη). Στο Excel 2003 και μεταγενέστερα, υπάρχει μια εντολή μενού για αυτό Σέρβις – Προστασία – Επιτρέψτε την αλλαγή εμβέλειας (Εργαλεία — Προστασία — Επιτρέπουν στους χρήστες να αλλάζουν εύρη):

Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία (νέος) και εισαγάγετε το όνομα της περιοχής, τις διευθύνσεις των κελιών που περιλαμβάνονται σε αυτήν την περιοχή και τον κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση σε αυτήν την περιοχή:

Επαναλάβετε αυτά τα βήματα για κάθε ένα από τα διαφορετικά εύρη χρηστών μέχρι να εμφανιστούν όλα στη λίστα. Τώρα μπορείτε να πατήσετε το κουμπί Προστατέψτε το φύλλο (βλ. προηγούμενη παράγραφο) και ενεργοποιήστε την προστασία ολόκληρου του φύλλου.

Τώρα, όταν προσπαθείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιαδήποτε από τις προστατευμένες περιοχές από τη λίστα, το Excel θα απαιτήσει έναν κωδικό πρόσβασης για τη συγκεκριμένη περιοχή, δηλαδή κάθε χρήστης θα εργάζεται «στον κήπο του».

Επίπεδο 3. Προστασία των φύλλων του βιβλίου

Εάν χρειάζεται να προστατευθείτε από:

• διαγραφή, μετονομασία, μετακίνηση φύλλων σε βιβλίο εργασίας
• αλλαγές σε καρφιτσωμένες περιοχές ("κεφαλίδες" κ.λπ.)
• ανεπιθύμητες αλλαγές δομής (σύμπτυξη σειρών/στηλών χρησιμοποιώντας τα κουμπιά ομαδοποίησης συν/πλην)
• τη δυνατότητα ελαχιστοποίησης/μετακίνησης/αλλαγής μεγέθους του παραθύρου του βιβλίου εργασίας μέσα στο παράθυρο του Excel

τότε πρέπει να προστατέψετε όλα τα φύλλα του βιβλίου, χρησιμοποιώντας το κουμπί Προστατέψτε το βιβλίο (Προστασία βιβλίου εργασίας) αυτί Επανεξέταση (Ανασκόπηση) ή – σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel – μέσω του μενού Βιβλίο Service – Protection – Protect (Εργαλεία — Προστασία — Προστασία βιβλίο εργασίας):

Επίπεδο 4. Κρυπτογράφηση αρχείων

Εάν είναι απαραίτητο, το Excel παρέχει τη δυνατότητα κρυπτογράφησης ολόκληρου του αρχείου βιβλίου εργασίας χρησιμοποιώντας πολλούς διαφορετικούς αλγόριθμους κρυπτογράφησης της οικογένειας RC4. Αυτή η προστασία ορίζεται πιο εύκολα κατά την αποθήκευση ενός βιβλίου εργασίας, δηλαδή επιλεγμένων ομάδων Αρχείο – Αποθήκευση ως (Αρχείο — Αποθήκευση ως)και, στη συνέχεια, στο παράθυρο αποθήκευσης, βρείτε και αναπτύξτε την αναπτυσσόμενη λίστα Service – Γενικές Επιλογές (Εργαλεία — Γενικές επιλογές). Στο παράθυρο που εμφανίζεται, μπορούμε να εισάγουμε δύο διαφορετικούς κωδικούς πρόσβασης – για να ανοίξουμε το αρχείο (μόνο για ανάγνωση) και να αλλάξουμε:

• Πώς να ρυθμίσετε/να καταργήσετε την προστασία όλων των φύλλων ενός βιβλίου ταυτόχρονα (πρόσθετο PLEX)
• Επισημάνετε τα μη προστατευμένα κελιά με χρώμα
• Σωστή προστασία φύλλων με μακροεντολή